Un contrôle financier rigoureux accroît l’efficience de la campagne et protège celle-ci d’allégations potentiellement nuisibles de mauvaise gestion financière. Toutes les recettes et les dépenses de la campagne doivent être comptabilisées. L’emploi des fonds de la campagne doit être autorisé et surveillé par plusieurs personnes, selon des procédures écrites, de manière à en assurer la pleine transparence. Tous les membres de la campagne doivent documenter soigneusement leurs dépenses et présenter la preuve originale des dépenses de la campagne, sous forme de factures et de reçus signés et tamponnés contenant tous les renseignements voulus concernant l’achat (description de l’article, date de l’achat, prix, nom de l’acheteur, nom du vendeur). Il est impératif de faire usage de registres et d’inventaires pour contrôler l’emploi des véhicules et du matériel. Les organisations peu expérimentées en matière de contrôle financier et de comptabilité devront se reporter à des guides appropriés, par exemple le MANGO Guide to Financial Management for NGOs [Guide MANGO de la gestion financière pour les ONG] qui est téléchargeable gratuitement. Mango propose également un Health Check [Bilan de santé] (en anglais), à savoir une auto-évaluation permettant aux organisations d’examiner l’état de leur système de gestion financière qui indique également les bonnes pratiques applicables; cet outil peut aussi servir à l’évaluation de la gestion financière des campagnes.
Il est impératif de vérifier les dépenses par rapport au budget convenu à intervalles réguliers, au moins une fois par mois. Si les dépenses sont inférieures aux montants prévus, cela signifie-t-il que certaines activités n’ont pas eu lieu ? Si elles dépassent les montants prévus, cela signifie-t-il que le budget n’était pas réaliste ou que l’on a gaspillé les fonds de la campagne ? Il convient de réexaminer le budget régulièrement, au moins tous les six mois, et d’y apporter des changements s’il y a lieu, de manière à ce qu’il continue de fournir des prévisions réalistes des recettes et des dépenses.