De nombreuses campagnes mobilisent des bénévoles et obtiennent des contributions en nature (par exemple par la fourniture gratuite d’espace de bureau ou de salles de réunion, de transports, de temps d’antenne, de conception des communications ou de conseils juridiques), dont il n’est pas toujours facile de calculer la valeur en termes monétaires. Ces apports escomptés devraient être consignés dans un tableau joint en annexe au budget.
Conseils pratiques pour les contributions en nature :
- Il est important de reconnaître le travail et le temps fournis à titre bénévole, par exemple pour les publications de la campagne, les sites Web ou les événements publics, pour motiver les donateurs et pour indiquer au public que la campagne recueille un large soutien. Bien que certains des donateurs, tels que des agences de relations publiques, puissent s’attendre à ce que leur soutien soit particulièrement visible, il est important d’obtenir leur consentement officiel donné en toute connaissance de cause avant de publier leur nom.
- Il est important d’exercer un suivi des biens contribués (tels que matériel, papeterie, nourriture) pour éviter leur mésemploi ou les conflits concernant leur emploi. Des règles et des accords écrits devront préciser les lieux où ces biens seront conservés, qui sera autorisé à les employer, les circonstances de leur emploi et leur disposition à l’achèvement de la campagne. Il convient de dresser un inventaire de tous les matériels utilisés dans la campagne, avec indication de la date de l’achat/de la réception de chaque article et du lieu où il est conservé. S’il existe un grand nombre d’articles identiques (par exemple 10 appareils photo numériques), on les étiquettera pour les repérer facilement. On consignera sur un registre l’emploi de tout véhicule motorisé (voiture, moto) selon des procédures dont tou(te)s les utilisateurs/utilisatrices auront été informé(e)s.