Les réunions ne sont pas seulement un outil de communication interne; elles offrent aussi des occasions essentielles de recueillir et d’analyser les données aux fins du suivi. À leur tour, les résultats du suivi doivent être pris en considération dans les réunions de la direction de manière à ce que les décisions soient fondées sur des bases objectives solides.
- Les réunions d’information, par exemple celles de l’équipe et des militant(e) avant la tenue d’événements de la campagne pour les planifier, et les réunions de retours d’information peu après les événements, doivent faire l’objet de comptes rendus écrits. Un formulaire d’une page suffit généralement pour consigner les informations clés.
- Les réunions ordinaires de l’équipe sont des réunions ayant lieu à intervalles rapprochés (hebdomadairement par exemple) avec les principaux membres de l’équipe de la campagne, ou avec certains groupes de travail ou de militant(e)s pour passer en revue les activités récentes de la campagne, les effets obtenus et les changements intervenus dans le contexte. Les réunions de l’équipe doivent être axées sur l’action et déboucher sur des résolutions d’agir, consignées dans le compte-rendu en tant que « points d’action ». On examine à chaque réunion les points d’action de la réunion précédente pour s’assurer de la réalisation de progrès sur ces points.
- Les examens trimestriels sont des réunions spéciales consacrées à l’analyse des progrès accomplis en vue de la réalisation des objectifs. Outre les questions clés soulevées lors des réunions de l’équipe, ils peuvent aussi comporter une composante d’évaluation, à savoir celle de déterminer si les activités menées au cours du trimestre écoulé étaient efficaces et efficientes.
Conseils pratiques pour les examens trimestriels :
- Demander aux principaux responsables de l’équipe de la campagne et de ses groupes de travail de présenter un bref exposé sur les principales activités, réussites et difficultés des trois mois écoulés. Les comptes rendus des réunions ordinaires de l’équipe pourront servir de base à ces exposés.
- Examiner les effets clés, y inclus les effets imprévus, positifs ainsi que négatifs.
- Examiner les activités devant être achevées et déterminer si certaines des leçons à retenir exigent un ajustement des activités prévues.
Source : Adapté d’après Raising Voices, 2009.
Dans les alliances de grande envergure où il n’est pas possible d’organiser des réunions régulièrement, les conversations en ligne et les téléconférences peuvent offrir des alternatives utiles aux réunions face à face. Les blogues de la campagne peuvent également tenir les intervenants au courant.
Voir aussi le chapitre Exécution de la campagne pour de plus amples informations sur la gestion interne des campagnes et les opérations au sein d’une alliance.