Las reuniones no solo son una herramienta de comunicación interna, sino también oportunidades fundamentales para reunir y analizar la información con fines de vigilancia. A su vez, los resultados de la vigilancia deben incorporarse en las reuniones de gestión para que las decisiones se basen en datos sólidos.
- Reuniones de información, por ejemplo deberían registrarse por escrito los detalles de las reuniones del equipo y los activistas antes de la realización de una actividad de la campaña con fines de planificación, y realizarse reuniones de rendición de cuentas poco después de la actividad. Basta con un formulario de una hoja que registre la información básica.
- Las reuniones periódicas del equipo se realizan con mayor frecuencia (por ejemplo semanalmente) con los principales miembros del equipo de la campaña o grupos de tareas específicas o de activistas, para examinar actividades recientes, resultados y todo cambio importante en el contexto de la campaña. Las reuniones del equipo deberían orientarse a las actividades y finalizar con acuerdos sobre acciones, registradas como “puntos de acción”. En cada reunión, pueden revisarse los puntos de acción de las reuniones anteriores para verificar el progreso.
- En los exámenes trimestrales generalmente se analiza el progreso hacia las metas. Además de las cuestiones fundamentales planteadas en las reuniones del equipo, podrían contener un elemento de evaluación, es decir controlar si las actividades realizadas en el trimestre anterior fueron eficaces y efectivas.
Orientación práctica para los exámenes trimestrales:
- Pida a los principales miembros del equipo de la campaña y sus grupos de tareas que presenten resúmenes breves de las actividades fundamentales, los éxitos y los problemas del último trimestre. Los formularios de las reuniones periódicas del equipo pueden servir de base para este informe.
- Examine los resultados principales, incluidos los imprevistos, tanto los positivos como los negativos.
- Examine las actividades que aún no se completaron y determine si las lecciones extraídas indican que las actividades planificadas deben ajustarse.
Fuente: Adaptado de Raising Voices, 2009.
En el caso de alianzas grandes que no pueden reunirse periódicamente, los chats y las teleconferencias en línea también son alternativas eficaces a las reuniones presenciales. Los blogs de la campaña también pueden servir para mantener informados a los miembros.
Véase también la sección Ejecución de una campaña para más información sobre la gestión interna de una campaña y el trabajo en una alianza.