Il est recommandé que les alliances de campagnes établissent un secrétariat de la campagne doté de procédures écrites dont conviendront tous les organismes participants, qui sera chargé des tâches financières et administratives. Le secrétariat devra être supervisé par un conseil ou une structure de direction, réunissant plusieurs membres de l’alliance qui disposent d’un pouvoir décisionnel.
Pour bien faire, le secrétariat devrait être une entité entièrement distincte, possédant son propre compte en banque et un règlement écrit. Si cela n’est pas possible, il sera hébergé par une organisation membre de l’alliance, auquel cas cette dernière contrôle pratiquement la gestion quotidienne des recettes et des dépenses et le secrétariat doit se conformer aux procédures financières générales de l’organisation hôte. Les procédures existantes doivent impérativement être examinées et modifiées selon qu’il convient, avec accord de toutes les parties, pour éviter les retards et les conflits.
Lorsque les fonds de la campagne sont détenus dans le compte d’un des membres de l’alliance, qui les décaisse aux autres pour financer les activités de la campagne dont ils sont chargés, il faut établir plusieurs niveaux de responsabilité. Chaque membre de l’alliance doit rendre compte au secrétariat de la campagne de l’emploi des fonds et autres ressources qui lui sont remis; le secrétariat doit présenter des comptes à l’organisation hôte et au conseil, à l’équipe de gestion ou au comité directeur de la campagne; l’organisation hôte du secrétariat doit rendre des comptes aux bailleurs de fonds. En outre, les entités situées à ces différents niveaux sont moralement responsables envers les personnes dont la campagne vise à améliorer les conditions de vie.
Afin d’éviter les confusions, les pertes ou les détournements de fonds, il faut établir des accords écrits et des procédures tenant compte de ces différents niveaux de responsabilisation et les communiquer à toute personne à qui sont allouées des ressources de la campagne. Le contrôle financier doit s’exercer à tous ces niveaux et à intervalles appropriés : par exemple, les membres de l’alliance présentent des relevés mensuels consolidés de leurs comptes et les originaux des reçus au secrétariat; le secrétariat établit des rapports trimestriels consolidés et les présente à l’équipe de gestion de la campagne et à l’organisation hôte; l’organisation hôte présente des rapports consolidés semestriels aux bailleurs de fonds.
Les alliances qui n’ont pas d’expérience dans le domaine des structures de responsabilisation à plusieurs niveaux devront prendre conseil auprès d’un cabinet de comptabilité ou d’audit ou consulter d’autres groupes qui opèrent avec de telles structures complexes, comme les organisations de microfinance.
Voir aussi L’art de la collaboration dans les alliances pour les façons de coopérer dans le cadre d’une campagne.