Se recomienda que las alianzas de una campaña establezcan una secretaría de la campaña especial sobre la base de procedimientos convenidos por escrito para que se ocupe de tareas financieras y otras tareas administrativas. Una junta o estructura de dirección, integrada por varios miembros de la alianza que tienen autoridad para adoptar decisiones, debería controlar a la secretaría.
Idealmente, la secretaría debería ser una entidad plenamente separada, con su propia cuenta bancaria y procedimientos por escrito. Cuando esto no es posible, la secretaría suele tener su sede en una de las organizaciones que integran la alianza. De resultas de ello, la organización anfitriona prácticamente controla la gestión cotidiana de los ingresos y gastos. Así, la secretaría de la campaña debe cumplir los procedimientos financieros amplios de esa organización. Deben revisarse los procedimientos existentes y ajustarse de conformidad con las necesidades y acordarse explícitamente para evitar demoras y conflictos innecesarios.
Cuando los fondos de la campaña están en las cuentas de un miembro de la alianza, que desembolsa los fondos a otros miembros de la alianza para que realicen su parte de las actividades de la campaña, deben existir varios niveles de rendición de cuentas. Cada uno de los miembros de la alianza debe rendir cuentas a la secretaría de los fondos y otros recursos que recibe de esta; la secretaría debe rendir cuentas a la organización anfitriona y a la junta de la campaña, equipo de gestión o comité directivo; la organización anfitriona de la secretaría debe presentar informes a los donantes. Además, todos estos niveles diferentes son moralmente responsables ante las personas cuyas vidas desean mejorar por medio de la campaña.
Para evitar confusiones, pérdidas o malversación de fondos, deben establecerse acuerdos y procedimientos por escrito que tengan en cuenta estos diferentes niveles de rendición de cuentas, que todos quienes manejan recursos de la campaña deben conocer. Debe haber control financiero en todos estos niveles, a intervalos adecuados; por ejemplo, los miembros de la alianza presentan consolidaciones mensuales de sus cuentas y los recibos originales a la secretaría; esta prepara informes consolidados trimestrales para los administradores de la campaña y la organización anfitriona; y esta última presenta informes consolidados semestrales a los donantes.
Las alianzas de una campaña que no tienen experiencia con estructuras de rendición de cuentas de múltiples niveles deberían recabar asistencia de una empresa de contabilidad o auditoría, o consultar con otros grupos que trabajan con este tipo de estructuras complejas; por ejemplo organizaciones de microfinanciación.
Véase también la sección El arte de colaborar en una alianza para formas de trabajar en conjunto en una campaña.