Le suivi et évaluation ne peut être utile que si les constats sont partagés en temps opportun et de manière efficace avec ceux et celles qui se serviront de l’information.
Les exigences des différentes parties prenantes relatives aux rapports peuvent varier : par exemple, les constats du suivi peuvent être communiqués à l’équipe de gestion de la campagne lors des réunions ordinaires, par la simple remise de brefs comptes rendus écrits sur les principaux constats et décisions.
Il est important d’établir des rapports écrits plus complets pour partager les constats avec un public plus vaste et d’établir un solide corpus de connaissances en diffusant largement les conclusions des évaluations de la campagne. Il convient d’inclure dans ces rapports un résumé analytique et des informations sur la méthode employée, et de présenter les principaux constats de manière accessible (notamment avec des tableaux, des graphiques et des exemples). On peut également diffuser les constats des évaluations de manière efficace auprès d’un vaste public au moyen de brefs clips vidéo affichés, par exemple, sur le site Web de la campagne.
Stratégies de diffusion
Les constats de la campagne doivent être diffusés largement de manière à ce que les intervenants ainsi que le personnel des futures campagnes d’élimination de la violence à l’égard des femmes et des filles en tirent des enseignements. La stratégie de diffusion définit les types de constats du suivi et, plus communément, de l’évaluation qu’il faut partager avec les parties prenantes extérieures et à quels moments de la campagne cela doit se faire.
Conseils pratiques
Il y a lieu de réfléchir aux questions suivantes lors de la planification de la diffusion des constats de l’évaluation :
Quels sont les produits de la campagne qui seront utiles à d’autres parties ?
- Les matériels (par exemple, les modules de formation, affiches, brochures, produits multimédias)
- Les données (par exemple celles contenues dans les rapports de recherche, les diverses bases de données, les exposés présentés lors des réunions)
- Les expériences et les leçons (sur les problèmes pertinents ainsi que sur la campagne, par exemple sur le choix d’une théorie de changement appropriée)
- Les bonnes pratiques (distinctes des expériences; ces pratiques doivent avoir été testées et s’être avérées efficaces, au moyen de mesures et d’évaluations appropriées)
- Les outils (par exemple les check-listes, protocoles, directives, kits des militant(e)s)
- Les ressources (bibliographies, coordonnées – en particulier celles des personnes associées au projet, adresses de sites Web)
- Les idées de transfert, à savoir des suggestions pour une adoption et une adaptation possibles de la campagne dans différents contextes, avec des suggestions sur les aspects clés à tester et à reproduire.
Qui a besoin des résultats que vous avez ou peut en bénéficier ?
Par exemple, si votre campagne a produit une étude de recherche sur les services d’appui aux victimes de la violence dans cinq pays d’Europe méridionale, il va de soi que les décisionnaires, les ONG, les services sociaux et d’autres entités non seulement de ces pays mais aussi d’autres pays de l’Union européenne et les institutions de l’UE la liront avec intérêt.
Il y a de multiples personnes et entités qui pourront souhaiter employer les résultats de votre campagne, par exemple :
- Les membres de l’alliance et les autres partenaires de la campagne
- Les autres organisations actives dans le domaine d’intervention de votre campagne, dans votre pays ou à l’étranger
- Les institutions gouvernementales et multilatérales et d’autres décisionnaires
- D’autres membres des publics cibles
- Des chercheurs/chercheuses, des bibliothèques universitaires et d’autres institutions telles que les hôpitaux ou les établissements d’enseignement
- Les médias et autres parties s’intéressant généralement au sujet
- Les bailleurs de fonds de la campagne
Quelles sont celles de ces parties prenantes qui doivent tirer des leçons des résultats de la campagne pour que cela renforce la probabilité de réaliser l’objectif de celle-ci et de sa vision générale (par exemple les décisionnaires publics, les groupements de femmes) ? À quelles parties prenantes l’équipe de la campagne doit-elle rendre des comptes (par exemple, la direction de la campagne, les militant(e)s, les bailleurs de fonds) ? On définira parmi les utilisateurs/utilisatrices potentiel(le)s de rapport ceux/celles qui sont prioritaires, afin de définir le public destinataire principal du ou des rapports de la campagne.
Quel emploi les utilisateurs/utilisatrices feront-ils/elles des résultats et sous quelle forme faut-il présenter ceux-ci pour qu’ils soient d’une facilité d’emploi optimale ?
Concevez votre stratégie de diffusion de manière à répondre aux besoins du public principal de vos rapports. Il ne suffit pas d’afficher ceux-ci sur un site Web, bien qu’il soit recommandé d’afficher vos rapports de post-évaluation sur les sites appropriés d’échange de connaissances tels que le Centre virtuel de connaissances pour mettre fin à la violence contre les femmes et les filles; Siyanda; le Communication Initiative Network et Pambazuka. Il faut à tout le moins envoyer les rapports aux parties prenantes clés de manière ciblée, par courriel ou courrier postal. L’organisation d’un événement pour diffuser les constats importants, une réunion avec les décisionnaires clés, un séminaire ou une conférence de presse, peut accroître les changes de vos conclusions d’être remarquées et utilisées.
En règle générale, les rapports écrits, présentations et exposés doivent être d’un style aussi efficace et clair que possible (Voir Rapports de recherche). La question linguistique peut également se poser, auquel cas il faudra prévoir un budget pour la traduction.
À noter : Vous devez surmonter l’hésitation compréhensible à faire connaître à autrui les difficultés voire les échecs que vous avez connus, en vous rappelant que toute leçon est une leçon utile, même si elle paraît très négative sur le moment.
La diffusion NE consiste PAS :
- À remettre des exemplaires des matériels et des rapports aux gens, en pensant que cela suffira. Ce n’est pas parce qu’un texte est écrit qu’il sera lu; ce n’est pas parce qu’un texte sera lu qu’il sera compris; ce n’est pas parce qu’un texte est compris qu’il sera utile. L’emploi effectif de votre information par ceux et celles à qui vous souhaitez la communiquer échappe en fait à votre contrôle.
- À envoyer des exemplaires des matériels aux groupes associés et à leur demander de les diffuser, en espérant qu’ils le feront.
- À afficher quelque chose sur un site Web et à faire confiance aux gens pour qu’ils y accèdent d’une manière ou d’une autre.
- À envoyer un communiqué de presse aux médias et à espérer qu’ils en feront quelque chose.
- À imprimer des rapports à des centaines d’exemplaires et à supposer que les gens viendront les demander.
Enfin, ne gaspillez pas votre temps et vos ressources à diffuser des matériels qui ne sont pas prêts à être utilisables par autrui, par exemple les résultats très provisoires de projets pilotes ou des matériels qui n’ont pas encore été suffisamment testés. Vous pouvez, si vous le souhaitez, faire circuler ces matériels avec un mot d’avertissement signalant leurs limites et indiquant qu’ils sont communiqués strictement à titre d’information et qu’il faut s’abstenir de les citer ou de s’en servir sans tests supplémentaires. En fait, vous pouvez inclure une demande de retour d’information sur ces matériels « provisoires », pour pouvoir poursuivre leur développement. Vous pourrez envisager de ne les communiquer qu’à un nombre très limité « d’essayeurs » sélectionnés.
(Source : Adapté d’après Planning Dissemination [Planifier la diffusion], Trousse à outils du projet Daphné de la Commission européenne)
Guidance: Quality Criteria for Evaluation Reports [Orientation : Critères de qualité pour les rapports d’évaluation] (UNIFEM, 2009). Disponible en anglais.
Guidance Note on Developing an Evaluation Dissemination Strategy [Note d’orientation sur l’élaboration d’une stratégie de diffusion des évaluations] (UNIFEM, 2009). Disponible en anglais.