Les avis aux médias ont pour fonction, comme leur nom l’indique, de notifier les médias d’un événement à venir, tel qu’une conférence de presse, en indiquant « qui, quoi, où, quand et pourquoi ». Contrairement au communiqué de presse, l’avis aux médias ne révèle pas nécessairement tous les détails de l’événement ; il ne fait qu’inciter les journalistes à assister à l’événement ou à contacter l’équipe de la campagne pour de plus amples informations.
Principaux éléments d’un avis aux médias :
- La mention « AVIS AUX MÉDIAS ou AVIS À LA PRESSE » dans le coin supérieur gauche de la page
- Un titre décrivant l’événement
- Les noms, numéros de téléphone et adresses courriel des personnes contacts de la campagne pouvant parler à la presse
- La date, l’heure et le lieu de l’événement, clairement indiqués et mis en évidence
- Une brève description de l’objet de l’événement, des principaux/principales participant(e)s et activités, et une note indiquant s’il est prévu une séance photo ou d’éventuelles interviews individuelles
- « ### » ou « FIN » en bas de page pour indiquer la fin des renseignements fournis
- Un paragraphe standard très bref décrivant la campagne et les organisateurs/organisatrices (parfois dit « paragraphe passe-partout »).
- L’avis aux médias complet ne devrait pas dépasser une page.