1. Preparar el presupuesto de la campaña: ¿Cuánto dinero necesita generar la estrategia de recaudación de fondos pata que la campaña pueda ejecutarse con buenas probabilidades de éxito? Deberían prepararse dos presupuestos bastante pormenorizados: el presupuesto básico, con lo mínimo necesario para que la campaña obtenga resultados significativos, y un presupuesto de gastos para la hipótesis óptima, con partidas para actividades adicionales.
2. Catalogar los recursos internos y comunitarios: ¿Qué pueden contribuir el equipo de la campaña, los miembros de la alianza y las comunidades locales y de profesionales a la campaña a lo largo de los distintos hitos o segmentos del período de la campaña? Incluso si ya invierten su tiempo, es aconsejable que los originadores de la campaña contribuyan dinero antes de pedir a otros que lo hagan; muestra reconocimiento de las elecciones que hacen los donantes cuando respaldan una campaña y le da más credibilidad. Las contribuciones en especie incluyen el tiempo de los voluntarios; el apoyo de especialistas en comunicación, personalidades famosas, abogados y otros profesionales sin cobrar honorarios; el tiempo de emisión gratuito en la radio; lugares o alimentos gratuitos para actividades; y papelería gratuita. Además de generar recursos complementarios, la movilización de esas contribuciones incrementa el apoyo “moral” a la campaña.
3. Catalogar posibles fuentes de ingreso: Los tipos de ingreso más comunes de una campaña son i) contribuciones voluntarias de organizadores de la campaña y particulares que la apoyan; ii) subvenciones de donantes institucionales; iii) apoyo comunitario; iv) donaciones del sector privado (empresariales); y v) ingresos provenientes de los productos y actividades de la campaña. La legislación nacional podría restringir ciertas formas de recaudación de fondos de determinados tipos de organización. Por ejemplo recibir donaciones de organizaciones internacionales podría requerir aprobación gubernamental. Deben tenerse en cuenta esas restricciones. En cambio, algunos países ofrecen incentivos especiales a los posibles donantes, como desgravaciones impositivas a particulares y empresas por donaciones a organizaciones sin fines de lucro. También deben establecerse criterios éticos para decidir si una campaña puede permitirse desde una perspectiva moral aceptar dinero de todo donante potencial o si debe excluir determinadas fuentes (por ejemplo donaciones de empresas que tienen una trayectoria negativa comprobada en materia de derechos humanos).
4. Analizar las opciones: ¿Qué fuentes potenciales de ingreso tienen más probabilidades de éxito? ¿Qué donantes están interesados en el tema de la campaña? ¿A qué tipo de fuentes se ha recurrido anteriormente? Deben tenerse en cuanta los plazos de solicitud y los procedimientos de los donantes, así como el tiempo que probablemente lleve recibir el primer pago. ¿Cuáles son los costos y beneficios de aceptar una contribución de una fuente determinada? ¿Pueden sufragarse los probables costos de mantenimiento conexos, es decir el tiempo del personal necesario para satisfacer los requisitos complejos de presentación de informes u organizar las visitas de los donantes?
5. Elaborar un plan de recaudación de fondos, que debería contener:
- El propósito del plan de recaudación de fondos (para qué se necesita el dinero) y el objetivo de ingresos, es decir la cantidad total que debe recaudarse;
- Las fuentes potenciales de fondos y los objetivos de ingresos de cada una;
- Las actividades de recaudación de fondos específicas (por ejemplo reunir donaciones en actividades públicas, solicitar subvenciones institucionales, incluir un componente de recaudación de fondos en el sitio web);
- El “mantenimiento”, como contactar con cada uno de los donantes y presentarle informes, cartas de agradecimiento y otras actividades relacionadas con requisitos fiscales;
- Una distribución clara de las responsabilidades (quién recaudará fondos de qué fuentes); y
- El calendario de todos los componentes de recaudación de fondos.
6. Revisar la estrategia de la campaña: Idealmente los aspectos de la recaudación de fondos deberían estar bien integrados en la estrategia general de la campaña. Esto permite al equipo de la campaña individualizar diferentes actividades en distintos momentos que podrían ser oportunidades para atraer contribuyentes. Las iniciativas de comunicación y las actividades de establecimiento de redes de la campaña podrían brindar muchas posibles oportunidades para recaudar fondos, por ejemplo el sitio web de la campaña puede invitar a quienes la apoyan a realizar donaciones, un taller podría alentar a los participantes a convertirse en donantes, y los productos de la campaña, como camisetas y gorros, pueden generar ingresos.
7. Realizar la vigilancia: la vigilancia periódica de la campaña y su plan de recaudación de fondos permitirá ajustar el plan para responder a cambios importantes (internos o externos), de ser necesario. Los mecanismos de vigilancia deberían incluir plazos (por ejemplo para la presentación de solicitudes de subvenciones), hitos (por ejemplo la cantidad de dinero que debe recaudarse en los primeros seis meses) y estrategias de mitigación del riesgo (¿Qué pasa si la financiación es insuficiente?). Si en algún momento parece que no se cumplirán las metas de recaudación de fondos, podría ser necesario adoptar medidas rápidamente, por ejemplo cambiar la fecha de lanzamiento de la campaña o modificar o reducir actividades.