Muchas campañas movilizan a voluntarios y donaciones en especie (por ejemplo espacio de oficina o de reunión, transporte o tiempo de emisión gratuitos y diseño de comunicaciones o asesoramiento jurídico sin que se cobren honorarios), que no siempre pueden expresarse fácilmente en términos monetarios. Estas contribuciones previstas deberían incluirse como cuadro en un anexo del presupuesto.
Orientación práctica para las contribuciones en especie:
- Reconocer el trabajo gratuito y el tiempo de los voluntarios en, por ejemplo, publicaciones de la campaña, sitios web o actividades públicas es importante para motivar a los contribuyentes y demostrar a un público más amplio que la campaña recibe apoyo amplio. Aunque algunos contribuyentes (como agencias de relaciones públicas) tal vez pretendan que su apoyo sea muy visible, es importante obtener el cometimiento formal y fundamentado antes de hacer públicos los nombres de los contribuyentes voluntarios.
- Hacer el seguimiento de los bienes donados (por ejemplo equipo de informática, papelería o alimentos) es importante para prevenir el uso indebido de estos o los conflictos derivados de su uso. Debe haber reglas y acuerdos por escrito que determinen dónde se almacenan esos bienes, quién está autorizado a usarlos, en qué circunstancias y cuál será su destino cunado termina la campaña. Un inventario debe enumerar todo el equipo usado en la campaña, las fechas de compra y recepción de cada artículo y el lugar donde se almacena. Si hay un número elevado de equipo semejante (por ejemplo diez cámaras digitales), debería etiquetarse cada uno con un número para facilitar la trazabilidad. El uso de vehículos automotores (automóviles, motocicletas) debería llevarse en un libro de registros de conformidad con procedimientos conocidos por todos.