Una forma común de elaborar un presupuesto es presentar los distintos tipos de gasto (categorías de costo) y los ingresos (fondos disponibles o que deben recaudarse) en una hoja de cálculo simple (por ejemplo en Microsoft Excel). Podría ser necesario el uso de presentaciones más complejas, como varias hojas de cálculo vinculadas entre sí, debido a la magnitud de la campaña o a los requisitos específicos de los donantes.
Qué debe contener un presupuesto
1. Gastos previstos
- Personal: Todas las personas que cobran un salario por trabajar en la campaña. Pueden indicarse por separado los costos directos (salarios) e indirectos (impuestos y seguros del personal).
- Inversiones: Es el equipo adquirido para el uso a largo plazo en la campaña, por ejemplo dispositivos electrónicos, como cámaras y teléfonos celulares. Para una rendición de cuentas eficaz, debería tomarse un inventario y actualizárselo periódicamente, es decir una lista de todo el equipo, dónde se almacena y para qué puede usarse. Deberían celebrarse acuerdos por escrito respecto de qué organizaciones recibirán el equipo después de la finalización de la campaña.
- Costos operacionales: Son los costos relacionados directamente con la ejecución de la campaña que no son costos de personal ni inversiones. Los costos de impresión de los materiales de la campaña, el alquiler de vallas publicitarias, el tiempo de emisión en la radio y el transporte de un grupo de teatro itinerante son ejemplos de este tipo de costos.
- Administración: Son los gastos cotidianos de gestión de la campaña (por ejemplo alquiler de espacio de oficina, electricidad, papelería, teléfonos).
- Además, podría requerirse una partida por separado para los subcontratos, por ejemplo si se contrata una empresa para diseñar los carteles de la campaña o a un consultor para que redacte un informe de investigación.
Recuerde: Cada categoría de costo debería ser suficientemente detallada para poder hacer un seguimiento adecuado de los gastos. Por ejemplo, en la partida de “personal”, debería llevarse por separado cada puesto; en la de “inversiones” todo artículo o tipo de equipo debe tener su propio renglón presupuestario (por ejemplo “dos impresoras”).
2. Ingresos proyectados
- Subvenciones de donantes institucionales (por donante)
- Donaciones de empresas, entidades de beneficencia locales, grupos confesionales, redes profesionales y otras organizaciones que no son donantes institucionales
- Donaciones de particulares
- Suscripciones o cuotas de los miembros
- Ganancias provenientes de la venta de artículos de la campaña e ingresos de otras actividades
- Otros ingresos
Si parte de los ingresos se recauda para fines específicos (por ejemplo un donante sufraga los gastos relativos a la participación en una conferencia internacional), debería hacerse la distinción entre las donaciones restringidas o “para fines especiales” que se usarán exclusivamente para esos fines, y los ingresos no restringidos, que pueden usarse para otros aspectos de la campaña (como gastos generales de administración o personal).
3. Ingresos y gastos reales
Muchas veces los gastos previstos pueden ser mayores o menores que los previstos o los ingresos proyectados pueden ser inferiores a los necesarios para ejecutar la estrategia de la campaña. Es útil que un presupuesto también haga el seguimiento de las cantidades reales que se recaudan y gastan, y que se usen para compararlas con las cantidades proyectadas. El presupuesto también es un medio para determinar si se necesitan ajustes en la movilización y asignación de recursos a medida que la campaña progresa.
Recuerde: En general no es conveniente cambiar un presupuesto muchas veces a lo largo de una campaña, pues lleva a cuestionar si la planificación de la campaña tuvo en cuenta adecuadamente los recursos necesarios para ejecutarla. No obstante, determinados factores (tanto internos como externos) podrían obligar a ajustar el presupuesto, en particular si la campaña es muy prolongada, por ejemplo si un donante que ha prometido una contribución se retira, se han subestimado los gastos reales de comunicación o se han producido cambios administrativos, como la renuncia de personal o un aumento no previsto del alquiler de la oficina. Debería examinarse el presupuesto cada seis meses y luego ajustarse de conformidad con los datos reales si fuera necesario, para que siga siendo una proyección realista de los ingresos y gastos futuros.
Puntos importantes que deben tenerse en cuenta al elaborar un presupuesto:
- En campañas grandes y complejas, es aconsejable preparar una hoja del presupuesto por cada conjunto de actividades, entre otras cosas para i) investigación formativa, ii) costos de producción de anuncios de interés público por televisión, iii) costos de transmisión de esos anuncios, iv) producción de material impreso, v) diseño y mantenimiento del sitio web de la campaña, y vi) actividades de recaudación de fondos. Cada hoja debe incluir las distintas categorías de costo y todos los ingresos específicos de la actividad. Una hoja resumen debería agrupar todos estos presupuestos de actividades en una hoja, para mostrar los ingresos y gastos generales de la campaña.
- Para el seguimiento financiero eficaz, el presupuesto debería desglosarse en fases. Por ejemplo en una campaña de dos años, cada seis meses podrían agregarse los gastos del semestre en una columna complementaria de la hoja de cálculo. Para una gestión financiera eficaz, los presupuestos deben examinarse periódicamente y ajustarse rápidamente si se producen cambios importantes, por ejemplo un cambio de las actividades de la campaña o una disminución imprevista de los ingresos proyectados.
- El equipo de la campaña debería aprobar formalmente todas las revisiones del presupuesto, que debería distribuirse a todos los interesados pertinentes. Para evitar confusiones y la mala gestión financiera, es esencial incluir la fecha de aprobación en la hoja del presupuesto y marcar los proyectos de presupuesto como PROYECTOS que aún no han sido aprobados.
modelo de Plantilla de presupuesto
|
Presupuesto para la campaña XYZ Versión del presupuesto X, aprobada el [fecha] |
|||||
|
GASTOS |
|||||
|
Partida |
Costo unitario |
Número de unidades |
Costo total |
Año 1 |
Año 2 |
|
|
|
|
|
|
|
A.1 Administrador de la campaña |
…/mes |
|
|
|
|
|
A.2 Coordinador de comunicaciones |
|
|
|
|
|
|
A.3 Consultor para la evaluación |
Suma fija |
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
|
B. Inversiones |
|
|
|
|
|
|
B.1 Cámara digital de vídeo |
|
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
|
C. Costos operacionales |
|
|
|
|
|
|
C.1 Gastos de impresión de carteles |
|
|
|
|
|
|
C.2 Gastos de viaje |
|
|
|
|
|
|
C.3 Alquiler de sitios para actividades |
|
|
|
|
|
|
C.4 Tiempo de emisión en radio |
|
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
|
D. Costos de administración |
|
|
|
|
|
|
D.1 Alquiler de espacio de oficina |
…/mes |
|
|
|
|
|
D.2 Teléfonos e Internet |
…/mes |
|
|
|
|
|
D.3 … |
|
|
|
|
|
|
INGRESOS |
|||||
|
Fuente del ingreso |
Total |
Año 1 |
Año 2 |
||
|
Contribución propia (cuotas de los miembros …) |
|
|
|
||
|
Subvención del donante A |
|
|
|
||
|
Subvención del donante B |
|
|
|
||
|
Contribuciones de la comunidad |
|
|
|
||
|
Donaciones de particulares |
|
|
|
||
|
… |
|
|
|
||