Plans de suivi et évaluation

• Les plans de suivi et évaluation doivent être élaborés lors de la phase de planification et intégrés à chacune des phases subséquentes du cycle de programmation. Ceci permet de s’assurer que les objectifs du programme et les critères de mesure du succès soient clairs et que les recommandations issues des évaluations seront appliquées afin d’améliorer les futurs projets. Outre qu’il permet une évaluation en continu des progrès par rapport aux objectifs, un cadre ou un plan de suivi et évaluation bien conçu permet d’apporter des modifications aux activités du programme pour tenir compte d’interruptions fortuites et de nouveaux développement ou opportunités.
• Par exemple, lorsqu’une catastrophe naturelle survient, le secteur de la sécurité peut être sollicité pour fournir une aide humanitaire immédiate ou faire face aux troubles et au pillage liés à la catastrophe. En de telles occurrences, il se produit généralement une aggravation de la violence sexiste, avec l’émergence ou la prévalence accrue de différentes formes de violence (depuis la violence principalement domestique jusqu’à l’exploitation sexuelle ou la violence sexuelle liée à la catastrophe). Un plan de suivi et évaluation permet d’adapter les objectifs et les indicateurs du programme à une telle situation sans compromettre les investissements effectués dans le programme et il peut améliorer les contributions du programme au contexte, aux risques et aux priorités en évolution, tout en maintenant l’obtention de progrès par rapport à ses objectifs globaux.

Le contenu du plan de suivi et évaluation peut varier selon le type d’initiative dont il s’agit et le format de son cadre conceptuel (ex.: cadre logique ou structure axée sur les résultats), mais on doit y trouver les éléments suivants :

• Un cadre clairement défini énonçant les objectifs/résultats escomptés au niveau des activités, des extrants et des effets qui détermine les changements que le programme espère effectuer et les façons de procéder pour ce faire.
• Des indicateurs de performance bien définis pour chaque résultat, qui permettront de mesurer les progrès, en précisant les principales sources de données auxquelles on puisera.
• Un plan de gestion des risques énonçant les risques potentiels pour la mise en œuvre du programme (ex.: approbation retenue/engagement différé des institutions de sécurité; retards dans l’adoption de politiques opérationnelles; réductions budgétaires éliminant la formation) et un processus de suivi et de riposte à ces risques (réunions mensuelles des parties prenantes; révisions annuelles du plan de travail).
• Un calendrier des activités de suivi et évaluation précisant :
  • Les formes de suivi régulier prévues (visites d’observation dans les commissariats; sondages d’opinion; groupes de consultation dans les communautés ciblées, etc.);
  • La fréquence (annuelle, mensuelle, etc.) de chaque activité;
  • Les responsables du suivi (personnel du programme, organisations partenaires, personnels de police ou des forces armées, etc.);
  • Le niveau auquel ces activités se situeront (ex.: activité, extrants, effets);
  • Les dates des examens et évaluations formelles du programme (à mi-parcours, en fin de programme) et les responsables de ces examens et évaluations (équipe externe, personnel des projets).
• Un processus d’examen des constats du suivi et évaluation avec indication de la périodicité de cet examen et des entités responsables (ex.: ministères clés et principaux partenaires institutionnels/organisations de la société civile), ainsi que des modalités selon lesquelles il sera effectué des changements et des mises à jour au cadre logique ou au cadre d’objectifs.

Exemple : Spécimen de matrice de suivi et évaluation