La planification du travail prépare le terrain pour la mise en oeuvre du programme
Un plan de travail est un document qui précise et représente les activités et/ou tâches principales d’un programme de réforme de la justice, leur ordonnancement et calendrier, et les responsabilités pour leur réalisation. L’élaboration d’un plan de travail implique généralement les mesures suivantes (New Zelande Aid programme, 2011):
- Énumérer les principales activités indispensables pour atteindre les objectifs du programme et obtenir le résultat escompté.
- Proposer des délais réalistes et adaptés pour fixer le calendrier des activités (semaines, mois, trimestres).
- Décomposer chaque activité en tâches réalisables. Une tâche peut être accomplie par une seule personne et est facile à planifier du point de vue des ressources et du temps nécessaires à sa réalisation.
- Préciser l’ordonnancement et le lien entre les tâches. (Que doit se passer avant de commencer le travail? Est-il possible de mener deux tâches à la fois?)
- Tenir compte des ressources humaines, y compris les délais des travaux, les calendriers saisonniers, et les autres projets en cours.
- Estimer le temps du début et la durée de chaque tâche. Ces données peuvent être représentées par une ligne ou une barre sur un graphique. Prenez soin de:
- Inclure toutes les activités et tâches essentielles;
- Tenir compte des charges de travail individuelles (pics et creux d’activité) et indiquer les domaines qui pourraient bénéficier de ressources supplémentaires; et
- Être réaliste pour déterminer le temps nécessaire pour accomplir une tâche.
- Indiquer les manifestations ou réalisations majeures (étapes importantes) permettant de suivre les progrès accomplis. Il s’agit souvent de dates butoirs pour l’exécution d’une tâche (par ex. l’élaboration d’un nouveau programme d’ici à septembre 20XX).
- Convenir et attribuer des responsabilités de travail au personnel, aux bénévoles et autres membres de l’équipe de programme.
Exemple de plan de travail
Lors de la planification d’une initiative de réforme du secteur judiciaire dans les pays de l’ancienne Union soviétique, l’organisation The Advocates for Human Rights a prévu qu’un des éléments du programme serait une formation de trois jours sur la surveillance de l’application des lois. La formation visait à fournir des renseignements aux défenseurs des droits des femmes et au personnel judiciaire de 10 pays sur les stratégies et techniques de surveillance de l’application des nouvelles lois relatives à la violence domestique employées par les policiers, les procureurs, les magistrats et autres parties concernées. Le plan de travail présenté ci-après a décomposé le programme en activités réalisables et créé une ligne de temps pour les travaux.
La budgétisation rend possible l’application de programme
Un budget évalue les coûts de chaque activité prévue dans le plan de travail avec la plus grande précision. Un budget doit distinguer entre les dépenses non récurrentes, comme l’achat de matériel, et les dépenses continues, comme les salaires ou les frais de fonctionnement (New Zealand Aid Programme, 2011).
Le processus de budgétisation comporte les mesures suivantes:
- Élaborer un plan de travail
- Inscrire les activités du plan de travail dans la colonne de gauche.
- Pour chaque activité énumérer tous les intrants requis pour la réalisation des tâches prévues.
- Regrouper les intrants de sorte que les informations relatives aux coûts puissent se résumer en catégories de coûts comme salaires, équipement, matériel, transport, mesures incitatives, location d’espace, accueil et frais généraux. Pour chaque catégorie, décider des unités les plus appropriées à utiliser pour les différents intrants, par ex. une personne, des mois, un chiffre.
- Étudier le plan de travail et relever les dates de l’exécution des tâches. et préciser ensuite le montant (en unités) nécessaires pour chaque exercice budgétaire.
- Lorsque le financement de certaines activités est assuré par plusieurs sources, imputer des coûts à la source de financement correspondante et l’inscrire au budget.
- Utiliser les coûts des différentes périodes et additionner pour arriver au coût total de l’activité.
- La dernière colonne peut s’utiliser pour y inscrire les coûts récurrents. (Ils représentent les frais d’entretien annuels indispensables pour préserver les avantages acquis après la fin de l’activité, par exemple les salaires du personnel local).
- Établir les coûts définitifs et additionner pour arriver à l’estimation finale du budget du programme.
Pour plus de renseignements et d’idées sur la budgétisation, prière de consulter le site Web Budget de Mango. Mango est une association à but non lucratif installée au Royaume-Uni qui vise à aider les organisations non gouvernementales avec leur gestion financière.