- Pour assurer la qualité et la coordination des interventions et l’efficacité des partenariats, l’élaboration des POP pour la prévention de la violence à l’égard des femmes et des filles dans les situations de conflit et de post-conflit et la réponse à cette violence doit se faire selon un processus de collaboration où doivent être inclus tous les acteurs concernés: organismes des Nations Unies, organisations gouvernementales et non gouvernementales, organisations à base communautaire et représentants de la communauté affectées par la situation d’urgence (IASC Gender SWG, 2008). Le processus d’élaboration des POP doit être perçu comme d’importance égale à celle des POP qui en sont issues; il doit se caractériser par l’inclusivité, la participation et la transparence.
- Il est important, lors de l’élaboration des POP, d’inclure des systèmes de rapports et des systèmes d’aiguillage convenus, des mécanismes d’obtention de l’autorisation des survivantes de partager les informations, et des protocoles de documentation et d’analyse des données, de coordination et de suivi. En outre, les POP doivent définir les considérations éthiques et de sécurité et les principes directeurs concernant la confidentialité, le respect des souhaits de la survivante, les cas de soumission obligatoire de rapports (dans les cas où ceci est approprié, pour les mineurs par exemple) et les actions dans l’intérêt supérieur de l’enfant (Ward, 2010).
- En mai 2008, le Sous-groupe de travail de l’IASC sur la sexospécificité dans l’action humanitaire a produit un modèle détaillé pour l’élaboration de POP. En 2009, le GBV AoR a introduit un Manuel d’atelier sur les POP relatives à la violence basée sur le sexe pour aider les individus et les équipes de pays à se servir du Guide des POP. L’atelier insiste sur l’importance tant du contenu des POP que du processus d’élaboration des POP. Bien que toutes les sections du Guide des POP soient couvertes dans l’atelier, une place privilégiée est accordée à certains sujets et questions qui se sont avérées présenter des difficultés particulières sur le terrain. Les acteurs de la lutte contre la violence sexistes qui facilitent le processus des POP dans leurs activités de terrain doivent bien connaître le Guide des POP et le Manuel de l’atelier sur les POP et s’en servir comme ressources lorsqu’ils élaborent leurs propres POP.
- L’American Refugee Committee (ARC) a formulé le plan suivant pour la mise en place de POP au Soudan du Sud; ce plan précise certaines des étapes clés de la conception et de l’application des POP (on trouvera des informations supplémentaires sur la mise en place des POP dans le Manuel de l’atelier):
1. Préparer/mobiliser les parties prenantes
a. Rencontrer le ministère du développement social (ou le ministère compétent pour les affaires féminines) sur les lieux où les POP seront appliquées pour associer ce ministère à leur application et lui donner un rôle directeur;
b. Rencontrer le HCR (partenaire clé de l’application des POP sur les VBG) et les autres chefs de file des groupes/sous-groupes de protection contre les VBG sur le site pour les associer à l’application des POP et leur donner un rôle directeur;
c. Rédiger une lettre d’invitation du ministère, du HCR et de l’ARC à envoyer à toutes les parties prenantes concernées. Celles-ci peuvent comprendre:
i. Le ministère du développement social
ii. Le ministère du gouvernement local
iii. Le ministère de l’éducation
iv. Le ministère de la santé (Administration des hôpitaux et centres de soins primaires, Département de la santé reproductive )
v. Le ministère des affaires juridiques
vi. Le ministère de l’intérieur (police et prisons)
vii. Le pouvoir judiciaire – Procureur de la République
viii. Le service de police (Commissaire et officiers)
ix. La Commission du sida
x. Les ONG de santé
xi. Les ONG de protection de l’enfance
xii. Les ONG de santé mentale
xiii. Les organismes des Nations Unies
xiv. La Société du Croissant-Rouge
xv. La Commission de paix
xvi. Les associations et ligues de femmes et les groupements communautaires
d. Remettre les invitations aux parties prenantes 15 jours à l’avance. Pour les parties prenantes gouvernementales, il peut être d’une importance particulière d’organiser des réunions en personne avec les responsables pour leur expliquer l’objet des POP et obtenir leur engagement d’envoyer un représentant de haut niveau pour participer à l’exercice. On recueillera également les noms et les coordonnées des représentants pour leur envoyer un rappel.
e. Rappeler aux parties prenantes la tenue prochaine de l’atelier un jour ou deux avant celui-ci, par téléphone ou en personne.
f. Imprimer des exemplaires des POP pour chaque participant. Préparer les lieux de l’atelier.
g. S’il y a lieu, engager un traducteur connaissant bien la terminologie de la VBG; les ateliers sur les POP sont généralement bilingues car les parties prenantes ne parlent pas toutes l’anglais.
2. Mener un atelier de deux jours avec toutes les parties prenantes. (Ajouter un jour ou deux d’introduction à la VBG si la majorité des parties prenantes n’a pas encore suivi de formation préliminaire et n’est pas familiarisée avec les activités de prévention de la VBG et de réponse à la VBG.)
3. Après l’atelier, le facilitateur principal devrait actualiser le modèle de POP pour y inclure les informations issues de l’atelier.
4. Organiser des réunions de suivi: en général, les parties prenantes n’assistent pas toutes au premier atelier; on rencontrera donc individuellement toutes celles qui étaient absentes pour les tenir au courant et leur fournir un rapport préliminaire dont elles pourront prendre connaissance.
5. Envoyer le rapport préliminaire par courriel groupé à toutes les parties prenantes ayant assisté à la réunion (et une copie papier à celles qui n’ont pas accès au courrier électronique). Demander à toutes parties prenantes de communiquer leurs retours d’information au groupe informé par courriel sur les corrections éventuelles à apporter au rapport préliminaire sous huitaine.
6. Inviter toutes les parties prenantes à assister à une réunion finale de signature d’une durée d’un jour.
7. Imprimer et distribuer la version finale des POP.
8. Faciliter l’application de la stratégie identifiée dans le chapitre des POP intituler « Informer la communauté » pour s’assurer que la communauté est au courant des services et de mécanismes d’aiguillage disponibles.
9. Surveiller régulièrement l’application des POP au moyen de réunions de coordination périodiques des partenaires.