La budgétisation, s’agissant de la campagne, est le processus de planification visant à déterminer les dépenses futures de la campagne et les recettes qui pourront être mobilisées pour y faire face. Un budget détaillé et bien structuré indique quelles sont les sommes nécessaires et le moment de la campagne auquel elles le sont; il permet de savoir s’il y aura suffisamment de ressources pour appliquer la stratégie telle qu’elle est prévue.
La budgétisation constitue également un élément clé d’une gestion financière transparente et de la responsabilité redditionnelle. Alliée à des mécanismes de contrôle financier rigoureux, elle accroît l’efficience de la campagne et la protège d’éventuelles allégations de mauvaise gestion financière qui peuvent être lourdes de conséquences.
Les budgets devraient être communiqués à tous les membres de l’équipe de la campagne ou de l’alliance, de manière à ce qu’ils puissent prévoir les dépenses liées à chaque activité et se tenir mutuellement responsables de l’engagement des dépenses. Ceci est particulièrement important si la campagne a mobilisé des ressources auprès de bailleurs de fonds, qui s’attendent généralement à recevoir des rapports financiers en bonne et due forme sur l’emploi qui a été fait de leurs apports.
Planification des imprévus financiers
Si des apports financiers extérieurs substantiels sont nécessaires pour exécuter la campagne, il convient de préparer au moins deux versions du budget, correspondant l’une au scénario idéal où tous les besoins de financement sont satisfaits et l’autre à une campagne où l’on va « à l’économie », à savoir au moyen de ressources très limitées. Une autre option consiste à établir un budget modulaire, qui distingue entre les « dépenses minimales », à savoir celles qui sont absolument nécessaire pour exécuter la campagne, et les « dépenses optimales », à savoir celles qui autorisent les activités supplémentaires accroissant les probabilités de réalisation de l’objectif de la campagne.