Un plan ou un cadre de suivi et évaluation (S&E) définit les indicateurs qui permettront de mesurer les progrès de la réalisation des objectifs de la campagne. Il détermine les données qui devront être recueillies à différents moments de la campagne, les méthodes de recueil des données et les modalités de l’analyse des constats et de l’établissement des rapports.
Pour que le suivi et évaluation de la campagne soit utile, les données recueillies doivent être analysées promptement et les résultats de l’analyse doivent éclairer le processus de gestion de la campagne. La façon la plus efficace de ce faire consiste à tenir des réunions régulières pour lesquelles on établit un compte-rendu.
Le plan de S&E doit être établi en tenant compte des trois grandes questions présentées ci-dessous :
1. Quelles sont les informations nécessaires pour assurer une mise en œuvre efficace de la campagne et pour en tirer des enseignements ? Il faut prêter attention aux aspects internes (tels que les activités et les extrants de la campagne) ainsi qu’à l’évaluation de la situation extérieure (par exemple, les changements intervenant dans l’environnement politique). Mais il n’est pas possible d’exercer un suivi de toutes les activités de la campagne et du contexte dans lequel elles se déroulent. Le plan de S&E doit donc se concentrer sur les aspects cruciaux. Par exemple, dans les campagnes novatrices visant à modifier les comportements, il est important de suivre les personnes ciblées par la campagne en vue de les amener à changer.
Comment exercer un suivi des résultats qui comptent le plus :
Il faut se demander sur quoi précisément doit porter le suivi de la campagne. Lorsque l’on entreprend d’exercer un suivi des effets de la campagne, on doit procéder systématiquement, sur une base semestrielle ou annuelle, et rigoureusement pour : i) suivre les changements survenus chez les individus, les groupes, les organisations ou les institutions qu’elle a influencés; ii) évaluer l’importance de ces changements; et iii) expliquer de manière plausible comment et dans quelle mesure la campagne y a contribué par ses activités et ses extrants, directement ou indirectement, de manière intentionnelle ou fortuite. (Ricardo Wilson-Grau, communication personnelle.)
2. Qui utilisera l’information, à quelles fins et quand ? Un système de suivi efficace sert les principaux utilisateurs/principales utilisatrices prévu(e)s, et emploie les données qu’il génère. L’équipe de la campagne, les membres du conseil et les bailleurs de fonds ont besoin d’informations sur les grands développements survenant dans la campagne, pour prendre des décisions informées. Les informations dont ils ont besoin et le moment où ils en ont besoin déterminent le degré de certitude et de précision et la rigueur scientifique des activités de suivi.
Le Centre de recherches pour le développement international (CRDI) applique le principe suivant : « Au CRDI, s’il est impossible de déterminer les principaux utilisateurs et d’établir les utilisations d’une évaluation, il faut s’abstenir de l’exécuter. Une évaluation qui n’est pas utilisée équivaut à un gaspillage de ressources humaines et financières précieuses. » (CRDI, 2004. Rédaction du mandat d’évaluation.).
Détermination des principaux utilisateurs/principales utilisatrices prévu(e)s et des utilisations prévues du S&E de la campagne : Du début à la fin, le processus de suivi et évaluation (S&E) formatif doit être conçu et exécuté compte tenu des besoins des principaux utilisateurs/principales utilisatrices prévu(e)s. Les utilisateurs/utilisatrices sont les personnes ou les groupes qui prévoient de prendre des décisions ou d’agir en tenant compte du processus de S&E ou de ses constats. Il est important de distinguer le public cible d’une part et les principaux utilisateurs/principales utilisatrices prévu(e)s d’autre part. Le public est un groupe de clients ou de non clients qui seront informés des constats, ou qui devraient en être informés, et qui y réagiront. Le public peut donc être intéressé par le suivi et évaluation mais de manière plus passive à son égard que les principaux utilisateurs/principales utilisatrices prévu(e)s.
Les utilisateurs/utilisatrices interviennent en fait dans le processus de S&E, notamment en précisant les emplois prévus des constats et en indiquant les questions prioritaires, les méthodes préférées et la stratégie de diffusion appropriée. Il en résulte généralement un emploi accru des produits du S&E. En l’absence d’une implication de ces personnes ou groupes, on court le risque que le S&E produise des résultats qui ne seront jamais utilisés.
Les utilisations principales prévues des données relatives aux constats ainsi qu’au processus du S&E doivent aussi être claires. Les produits du S&E appuient le processus décisionnel ou contribuent au changement d’attitude et de comportement des principaux utilisateurs/principales utilisatrices prévu(e)s.
Les données des constats relatifs à la campagne peuvent être employées aux fins suivantes :
- Pour attribuer les responsabilités concernant ce qui a été fait et accompli.
- Pour faciliter les améliorations.
- Pour générer des connaissances.
Les données du processus concernent les changements escomptés de la conduite du S&E elle-même, par exemple :
- Une amélioration de la communication et une compréhension partagée de la part des participant(e)s à la campagne.
- Un soutien ou un renforcement de la campagne du fait que les participant(e)s tirent des leçons de leur association au S&E. Par exemple : « Le fait de mesurer contribue à la réalisation de l’action. ».
- Un accroissement de l’engagement, de l’autodétermination et de l’appropriation.
- L’entretien d’une culture du S&E.
- L’acquisition d’une pensée du S&E.
- Le renforcement des capacités en matière de S&E.
À l’évidence, tous les utilisateurs et toutes les utilisatrices ne feront pas le même usage des données relatives au processus ou aux constats.
(Source : Ricardo Wilson-Grau, communication personnelle.)
3. Où et comment peut-on obtenir l’information nécessaire et l’analyser de la façon la plus efficiente, si possible en employant les ressources de la campagne existantes ? Un suivi participatif associant les membres des publics cibles donne un élan supplémentaire à la campagne.