Le courriel est devenu un outil simple, accessible et largement utilisé dans les campagnes de plaidoyer, par exemple pour l’envoi de lettres et de pétitions. Le message de la campagne peut être transmis directement aux personnes qu’il faut contacter, à partir de n’importe quel ordinateur, à n’importe quel moment. Les gens peuvent se joindre à la campagne rapidement et facilement en transmettant le message à d’autres. On peut aussi se servir du courrier pour obtenir une réponse des gens et pour engager des conversations virtuelles. On peut également envoyer des bulletins ou des alertes aux supporters de la campagne pour les informer de la tenue d’événements particuliers ou pour les inviter à agir d’urgence (écrire à un journal, appeler le bureau d’un responsable officiel, etc.). Les messages diffusés par une liste de publipostage à des abonnés permettent de communiquer à ceux-ci les informations courantes, au moyen, par exemple, de bulletins ou de notes d’information.
Règles de base pour l’emploi du courriel dans les campagnes :
- Rédigez les messages de la campagne envoyés par courriel aussi soigneusement que les lettres imprimées. S’ils sont bien conçus et convaincants, ils seront vraisemblablement transmis à d’autres lecteurs/lectrices, ce qui permettra d’atteindre un public bien plus vaste que les matériels imprimés.
- Indiquez les dates limites, avec toute la précision nécessaire, sur les messages d’alerte urgents pour éviter que les gens ne continuent de transmettre le message après la date voulue.
- Employez des formats simples, en évitant d’inclure des images ou des animations, sauf si une grande partie du public cible dispose de connexions rapides à l’internet. Si les vitesses de connexion varient entre divers segments du public, choisissez un format internet qui offre aux destinataires différentes options.
- Incluez des hyperliens vers le site web de la campagne et des sources d’information supplémentaires. Les évaluations des e-campagnes indiquent que les lecteurs/lectrices se seront souvent de ces liens (Advocacy Online, 2009. E-Campaigning Ideas [Idées pour les e-campagnes]).
- Rappelez-vous qu’il existe des systèmes de filtrage du courriel, souvent dits « pare-feu », qui peuvent bloquer certains messages contenant divers mots clés (tels que « sexuel », « viol », etc.). Si votre message est bloqué, envoyez-en un autre ne contenant pas ces mots clés pour informer les destinataires du site Web/lien qui leur permettra d’accéder à l’information. Par ailleurs, de nombreux systèmes de courriel, en particulier les systèmes gratuits basés sur l’internet tels que Gmail, Yahoo, Hotmail, contiennent des filtres qui peuvent classer votre message dans la catégorie « spam » (courrier électronique publicitaire non sollicité) s’il contient certains mots clés ou ressemble à une annonce publicitaire commerciale. La meilleure façon de parer à ce type d’inconvénient est de rester bref et d’éviter les fautes d’orthographes ou coquilles dans les messages; il est bon aussi de ne pas envoyer les messages à un trop grand nombre de destinataires à la fois (divisez votre liste en plusieurs sections), ce qui peut aussi constituer un indicateur de spam pour certains systèmes de filtrage.
- Servez-vous du courriel de manière stratégique et sans excès pour éviter d’agacer le public.
- Assurez l’anonymat des destinataires des messages en vous servant du champ CCI (copie carbone invisible) ou T.C. (transmission confidentielle) au lieu du champ À ou CC (copie carbone), de manière à éviter de révéler les adresses courriel à tous les destinataires.
- Lorsqu’il y a lieu, encouragez les destinataires à retransmettre le message à leurs ami(e)s et collègues, ce qui élargit la diffusion du message.
- Les infogroupes et les serveurs de listes, que l’on peut créer gratuitement par des services de courriel tels que Yahoo ou Google, permettent des conversations par courriel entre les membres du groupe et l’archivage des messages sur le Web. Les sites Web des fournisseurs de services contiennent des conseils détaillés sur la création d’infogroupes.
- Vérifiez votre courriel tous les jours au cas où il y aurait des demandes urgentes ou des questions en rapport avec vos messages sortants et répondez sans tarder.
- Offrez une option de retraite pour les personnes qui souhaitent être supprimées de la liste et honorez les demandes promptement.
- Recueillez les adresses courriel et actualisez-les régulièrement, par exemple en supprimant celles des gens qui souhaitent ne plus être contactés ou celles qui ne marchent plus.