Conférences de presse

Les conférences de presse sont un outil indispensable pour attirer l’attention des médias, outil par lequel les responsables des campagnes présentent la problématique qui les intéresse aux journalistes.

Quand une conférence de presse peut-elle être utile ?

Si les questions à présenter lors de la conférence de presse sont d’un intérêt social majeur et perçues comme telles par les représentants des médias.
S’il y a quelque chose d’important à annoncer, de préférence en rapport avec un événement notable, tels que le lancement d’une campagne nationale, ou lorsqu’une campagne a atteint un jalon important, par exemple lorsqu’un projet de loi sur violence domestique doit faire l’objet de débats au parlement.
Si une personne en vue (responsable politique, célébrité) est présente à un événement organisé par la campagne.
S’il y a une question en rapport avec la campagne ou associée à celle-ci qui fait l’objet de l’attention des médias. Dans ce cas, la conférence de presse doit avoir lieu peu de temps après que les médias ont pris note de la question, afin de maintenir l’attention sur celle-ci, de corriger les erreurs d’interprétation et de renforcer les messages clés.

Points à considérer lorsque l’on envisage d’organiser une conférence de presse :

Si l’on n’est pas certain qu’une conférence de presse attirera une attention suffisante des médias, il peut être plus efficace de faire connaître le problème en s’adressant à un petit groupe de journalistes auxquel(le)s on fait confiance ou d’offrir l’exclusivité de la couverture d’un fait donné à un média spécifique.
La date et l’heure de la conférence de presse sont importantes. D’autres événements d’actualité peuvent détourner l’attention des médias. Une bonne préparation et un choix réfléchi de la date réduisent ce risque, mais il y a toujours des impondérables et des imprévus. Les journalistes peuvent aussi avoir différentes heures de tombée pour leurs article; si la conférence de presse a lieu tard dans la journée, par exemple, elle peut ne susciter qu’un intérêt limité du fait qu’ils n’auront pas le temps de remettre leur article/compte rendu le jour même ou tôt le lendemain.
Il faut organiser la conférence de presse soigneusement, en sachant qu’un événement mal géré peut ne pas être couvert par les médias ou même faire l’objet d’une couverture négative. Cela signifie que tous les intervenants doivent savoir ce dont ils parleront, que les dossiers de presse doivent être bien préparés et contenir toutes les informations nécessaires et qu’il y aura un personnel de la campagne suffisamment nombreux pour s’occuper des questions logistiques, en particulier si l’on attend un grand nombre d’agences médias.
Un(e) bon(ne) modérateur/modératrice a son importance pour assurer le bon déroulement de la conférence de presse et la bonne communication du message, ainsi que pour aider à répondre aux questions des médias. Son rôle est typiquement d’ouvrir et de clore la conférence de presse, de souligner les messages clés à communiquer, de présenter les intervenants et de veiller au respect de l’horaire prévu, notamment pour la partie questions-réponses.

Conseils pratiques

Avant la conférence de presse

Commencer à planifier la conférence de presse plusieurs semaines avant la date prévue.

1. Définir le message

Le message doit être articulé en 3 à 5 points clés. S’il comporte une date, une heure, une adresse ou un numéro de téléphone ou un autre élément d’information spécifique, on veillera à le répéter plusieurs fois et à l’inclure en bonne place dans le dossier de presse. On vérifiera soigneusement (au moins deux fois) l’exactitude de cette information.

2. Déterminer la date et l’heure.

On s’assurera qu’il n’y a pas de conflit de date et d’heure avec d’autres événements médias ou heures de tombée, en vérifiant auprès des médias locaux et des agences de presse. On déterminera aussi quels sont les jours « creux » de la semaine du point de vue des nouvelles, pour organiser la conférence de presse un tel jour. Par exemple, aux États-Unis, ces jours sont généralement le mardi, le mercredi et le jeudi (sauf événement imprévu de dernière minute). Dans de nombreux pays, l’heure optimale des conférences de presse pour obtenir une couverture média maximale se situe entre 10h00 et 11h00. Dans certains pays, les petits déjeuners d’information peuvent également attirer les représentants des médias.

3. Choisir le lieu.

Choisir pour la conférence de presse un lieu d’accès facile et relativement proche pour éviter d’imposer de longs déplacements aux journalistes. Pour bien faire, ce lieu devrait être visuellement intéressant et en rapport avec le sujet, par exemple un bâtiment officiel, un palais de justice ou un dispensaire de soins local. On évitera aussi les lieux bruyants (bruits de la circulation automobile, des téléphones, proximité d’un aéroport) et on veillera à ce qu’il soit doté de prises électriques (et de rallonges) pour l’éclairage et autre matériel.

4. Sélectionner et former les intervenant(e)s/participant(e)s.

Les intervenant(e)s doivent bien connaître le sujet et savoir s’exprimer. Ils/elles doivent également savoir répondre aux questions – parfois inquisitives – de la presse. Les personnes qui jouissent d’une haute crédibilité, telles que les officiels locaux, le directeur/la directrice d’une organisation connue, un médecin ou un juge, peuvent être des porte-parole efficaces. Les témoignages directs de personnes touchées par le problème peuvent être particulièrement puissants et convaincants. Si des survivantes de violence doivent parler de leurs expériences lors d’une conférence de presse, on veillera à ce qu’elles y soient psychologiquement préparées et à ce que les règles d’éthique soient appliquées scrupuleusement. On prévoira aussi de faire face aux difficultés susceptibles de se présenter pour elles au cours de la conférence de presse.

Conseils pour les participant(e)s :

Soyez clair(e)s et concis(e)s – évitez les termes excessivement techniques, la rhétorique, les digressions ou les propos inflammatoires.
Partez du principe que le public est intelligent – évitez la condescendance.
Ne tripotez pas d’objets quelconques en parlant – cela peut être agaçant et donner l’impression que vous êtes mal à l’aise.
La présentation compte – les participant(e)s doivent avoir une tenue vestimentaire nette et appropriée.
Dites toujours la vérité. Si vous ne connaissez pas la réponse à une question, dites-le. N’exagérez pas, ne citez pas de chiffres sans fondement factuel et ne présentez pas des opinions comme des faits.

On trouvera un modérateur/une modératrice connaissant bien la presse et le sujet, qui facilitera la conférence de presse en présentant le sujet et les participant(e)s. Il/elle dirige également les questions posées vers les participant(e)s approprié(e)s. Les novices en matière de conférences de presse pourront assister à des événements organisés par d’autres groupes pour se familiariser avec ceux-ci. On procèdera à une répétition générale, à savoir une simulation en privé avant la conférence de presse. Les intervenant(e)s devraient avoir appris par cœur le texte des 3 à 5 points clés et limiter leur intervention à 3 à 5 minutes. Pour la répétition, une personne du groupe pourra poser des questions difficiles en prévision de la conférence de presse réelle, à titre de préparation.

On peut répondre à une question difficile ou peu appropriée en disant : « Bonne question, mais elle sort du sujet de cette conférence de presse. Nous nous concentrons aujourd’hui sur... » Si la question est justifiée mais que l’on ne connaît pas la réponse, on peut soit demander à un autre membre du groupe d’y répondre, soit informer le journaliste que l’on lui répondra plus tard, après vérification, (et on veillera à lui donner la réponse).

5. Contacter les médias.

Établir une liste de diffusion complète avec les noms et coordonnées des reporters et responsables des informations des stations de télévision et de radio, des grands quotidiens et hebdomadaires et des agences de transmission et d’information. On veillera à y inclure les reporters qui ont couvert la question au cours des mois précédents. On enverra l’avis aux médias une semaine avant la conférence de presse et de nouveau la veille de l’événement.

6. Assurer un suivi préalable avec les médias.

L’envoi de l’avis aux médias doit être suivi d’un coup de téléphone aux principaux médias trois jours après et, de nouveau, le matin même de la conférence de presse.

7. Établir un dossier de presse et le reproduire en un nombre d’exemplaires suffisant.

8. Préparer la salle

Vérifier l’emplacement des prises électriques pour les micros et l’éclairage
Installer une table suffisamment longue pour tou(te)s les intervenant(e)s et indiquer le nom de chacun(e) sur un carton de table
Installer un nombre suffisant de sièges pour les journalistes et laisser une place suffisante pour leur matériel
Afficher les matériels visuels (tableaux et affiches) en arrière-plan de la table des intervenant(e)s
Prévoir une liste de présence que les journalistes signeront à l’entrée
Préparer du café, du thé, de l’eau ou autres rafraîchissements

À la conférence de presse

Accueillir les membres des médias à leur arrivée, leur demander de signer la liste de présence (en indiquant leur affiliation) et leur remettre un dossier de presse. Vérifier la liste de présence pour savoir quels sont les médias représentés. On pourra aussi juger bon de prendre contact avec les représentants des grands médias avant ou après la conférence de presse.
Réaliser un enregistrement audio ou vidéo de la conférence de presse pour les archives du groupe ou en vue d’un usage futur pour les médias.
Commencer à peu près à l’heure, par la présentation du sujet et des intervenant(e)s par le modérateur/la modératrice.
Chaque intervention doit être limitée à 3 à 5 minutes et porter sur les 3 à 5 points clés.
Après les interventions, le modérateur/la modératrice ouvre la partie questions de la presse, et oriente ces questions vers les intervenant(e)s approprié(e)s.
Au bout de 30 à 45 minutes, clore officiellement la conférence de presse en remerciant les intervenant(e)s et les représentant(e)s des médias. Dans de nombreux cas, on pourra juger bon d’encourager les représentant(e)s des médias à prendre part à une conversation informelle avec les intervenant(e)s.

Après la conférence de presse

Contacter les représentant(e)s des grands médias ayant assisté à la conférence de presse. Si l’on peut avoir une conversation, avec eux/elles, ils/elles se souviendront du groupe lorsqu’ils auront besoin d’informations sur le problème visé par la campagne. Déterminer, d’après la liste de présence, quels grands médias étaient absents. Envoyer aux responsables de ces médias un communiqué de presse, un dossier de presse et un enregistrement de l’événement ou organiser une interview avec un/une journaliste et l’un(e) des intervenant(e)s à la conférence de presse.
Analyser la conférence de presse avec les membres de l’organisation qui y ont assisté. Déterminer ce qui a bien marché, ce qui aurait pu mieux marcher et ce que l’on peut faire pour améliorer la prochaine conférence de presse.

(adapté d’après The Community Toolbox, University of Kansas, USA):