- Presentar informes es un proceso continuo tanto en el monitoreo como en la evaluación. El monitoreo normalmente se efectúa para ofrecer evidencia sobre el tipo y la cantidad de trabajo que se hace en la institución y se usa para informar las decisiones sobre dotación de personal, programación y usos de otros recursos. Sin embargo, también comprende la mayor parte de la información que se usa con fines de rendición de cuentas cuando se entregan informes a los donantes y otros grupos a quienes responde la institución. En este caso, la agenda de informes se suelen establecer como parte del acuerdo de financiación o un contrato con otra institución. Se pueden requerir informes de progreso trimestrales, y un informe anual con fecha de entrega al final del año fiscal de los donantes.
- Los informes de evaluación del programa pueden seguir un proceso similar si se recibe financiación de una fuente externa. En todos los casos, los informes de progreso generalmente se presentan verbalmente en las reuniones del comité directivo o con antes, para recibir la devolución sobre el progreso hasta la fecha y trabajar en cualquier ajuste necesario en cualquier parte del proyecto. Los informes formales y escritos generalmente se entregan al final de cada fase del proyecto: preparación, recolección de datos, análisis de datos y seguimiento, si corresponde.
Los informes de proyecto escritos generalmente incluyen: agradecimientos (personal y clientes involucrados en el proyecto, donantes, miembros del comité directivo); una introducción (estudio o antecedentes del proceso y, si es posible, una descripción de los desafíos y éxitos del proceso); el marco del proyecto; el plan de análisis de datos y, en las últimas fases, resultados del análisis de datos; discusión sobre mejoras de las prácticas; y recomendaciones.
La difusión de los resultados del monitoreo y la evaluación es un componente crucial de la culminación del proyecto. Generalmente se prepara un plan de difusión en colaboración con el Comité Asesor o Directivo. También se puede haber desarrollado un plan de difusión parcial como parte de una solicitud de financiación, que se puede revisar para informar el proceso. Las metas de la difusión incluyen:
- Informar a las mujeres sobre el trabajo que se ha terminado y hacerles saber que su experiencia en el refugio está ayudando a desarrollar conocimiento que ayudará a otras mujeres, niñas y niños expuestos a la violencia.
- Informar los cambios en las prácticas de la institución con el fin de mejorar continuamente la calidad.
- Asegurar que las integrantes del personal tengan la oportunidad de aprender del proyecto y ver que su trabajo rinde frutos.
- Desarrollar conocimiento de prácticas eficaces
- Rendir cuentas a los donantes, la comunidad, y el público en general por los fondos aportados y el apoyo.
Estudio de caso: Marcos prácticos para el cambio (Canadá)
El Consejo de Refugios para Mujeres de Alberta (Canadá) colaboró con ocho organizaciones miembros en una iniciativa de aprendizaje destinada a fortalecer las prácticas de los albergues relacionadas con la seguridad, la salud, las competencias culturales y las cuestiones jurídicas.
Sobre la base de las experiencias compartidas por trabajadores de albergues de distintas regiones durante la Primera Conferencia Mundial de Refugios de Mujeres celebrada en 2008, en virtud de los marcos prácticos para el cambio (en inglés) se determinaron y adoptaron prácticas prometedoras en materia de albergues, incluida la capacitación del personal y una evaluación colectiva del proceso.
Ejecutado de septiembre de 2008 a agosto de 2010, el proyecto tuvo un impacto positivo en los conocimientos y las competencias del personal de los albergues en relación con la reunión de datos y su pertinencia para la calidad de los servicios, mejoró la calidad de la prestación de estos y contribuyó a mejorar la seguridad y el bienestar de las mujeres en los albergues de Alberta. Utilizando un marco para la medición de los resultados (en inglés), el proyecto se centró en lograr una relación satisfactoria de las mujeres con el personal de los albergues, la seguridad de estas y los conocimientos sobre los distintos recursos comunitarios en las áreas de prácticas prometedoras determinadas (es decir, la seguridad, los aspectos jurídicos, la salud y la cultura). La iniciativa generó recomendaciones para adoptar medidas adicionales, permitió a los albergues participantes incorporar nuevas prácticas a sus operaciones y promovió la ampliación de las prácticas entre los miembros del Consejo.
Véase el estudio de caso completo.
Fuentes: Jan Reimer. Consejo de Refugios de Mujeres en Alberta. 2011; Practical Frameworks for Change Evaluation Report. ACWS. Alberta.