El correo electrónico se ha convertido en una herramienta simple, accesible y muy utilizada en las campañas de promoción, por ejemplo para redactar cartas y peticiones. El mensaje de la campaña puede enviarse directamente a las personas con las que necesita contactar, desde cualquier computadora, en cualquier momento. Las personas pueden sumarse a la campaña con facilidad y rapidez, transmitiendo el mensaje a otros. Pueden usarse los correos electrónicos para obtener una respuesta de las personas y entablar conversaciones virtuales. También pueden usarse para enviar boletines o llamamientos a la acción a los partidarios de la campaña, informándoles de actividades concretas que se están realizando o instándoles a adoptar medidas urgentes (como escribir a un diario o llamar a la oficina de un funcionario público). Los correos electrónicos difundidos por medio de una lista de abonados también son una buena forma de compartir información en forma periódica, como boletines informativos.
Normas básicas para el uso del correo electrónico en una campaña:
- Formule los mensajes de correo electrónico de la campaña con el mismo cuidado que las cartas impresas de la campaña. Si están bien concebidos y son interesantes, tienen mayores probabilidades de ser reenviados a otros lectores y posiblemente lleguen a un mayor número de destinatarios que los materiales impresos.
- Incluya plazos, es decir datos precisos, en los anuncios urgentes de manera que las personas no sigan transmitiendo el mensaje después de la fecha prevista.
- Use formatos de texto simples, no incluya imágenes ni animaciones, a menos que un gran número de destinatarios tenga conexión rápida a Internet. Si la velocidad de conexión varía ampliamente entre los diferentes sectores del público, elija un formato de Internet que permita a los usuarios elegir opciones.
- Incluya hipervínculos al sitio web de la campaña y fuentes adicionales de información. Las evaluaciones de las campañas electrónicas sugieren que con frecuencia los lectores usan estos vínculos (Advocacy Online, 2009. E-Campaigning Ideas).
- Tenga presente los sistemas de filtro de correos electrónicos, con frecuencia conocidos como “cortafuegos”, que pueden bloquear un mensaje si contiene ciertas palabras clave (por ejemplo “sexual” o “violación”) que activan el filtro. Si se bloquea su mensaje, envíe otro mensaje que no contenga las palabras clave para informar a los receptores del sitio web o enlace en el que pueden obtener la información necesaria. Además, actualmente muchos sistemas de correo electrónico, en particular los gratuitos, con base en Internet como Gmail, Yahoo y Hotmail, contienen filtros que pueden designar su mensaje como “correo no deseado” (basura informática) si contiene determinadas palabras o se ve como un anuncio publicitario sospechoso. La mejor forma de evitar esto es mantener los mensajes de correo electrónico breves, sucintos y sin errores tipográficos; evite también el envío de mensajes a demasiadas personas al mismo tiempo (divida su lista en segmentos más pequeños), ya que a veces esto puede ser un indicador de ‘correo no deseado’ para los sistemas de filtrado.
- Use el correo electrónico estratégicamente y con moderación para evitar el fastidio de los destinatarios.
- Proteja la privacidad de los receptores de correos electrónicos utilizando el campo de “CCO” en el encabezamiento de mensaje, en lugar del campo de “A” o “CC”. La función “CCO” deja las direcciones de los correos electrónicos ocultos, en tanto que los campos “A” y “CC” muestran todas las direcciones de correo electrónico que ha ingresado.
- Cuando proceda, aliente el reenvío a amigos y colegas para aumentar el número de receptores.
- Grupos de noticias y listas de servidores, que pueden crearse sin cargo por medio de proveedores de correo electrónico como Yahoo o Google, permitir conversaciones de correo electrónico como grupo y archivar correos electrónicos en la web. Los sitios web de los proveedores incluyen orientación pormenorizada sobre el establecimiento de grupos de noticias.
- Controle su bandeja de entrada diariamente para ocuparse de observaciones o preguntas urgentes relacionadas con sus correos y responda rápidamente.
- Incluya la opción de no recibir más información para los usuarios que no desean figurar en la lista y quítelos rápidamente.
- Reúna correos electrónicos y actualícelos regularmente, por ejemplo eliminando las direcciones de las personas que solicitan que no se los contacte y las direcciones que ya no sirven.