Las conferencias de prensa son una herramienta indispensable para atraer la atención de los medios de comunicación. Los organizadores de la campaña pueden utilizarlas para presentar las cuestiones relacionadas con la campaña a los periodistas.
¿Cuándo puede ser útil una conferencia de prensa?
- Si las historias que se relatarán en la conferencia de prensa son de gran interés social y los representantes de los medios las consideran como tales.
- Si hay algo importante que anunciar, preferiblemente relacionado con un acontecimiento de interés, por ejemplo el inicio de una campaña nacional o el logro de un hito destacado de la campaña como el debate parlamentario de un proyecto de ley sobre la violencia doméstica.
- Si una persona destacada (un político o una celebridad) está presente en un acontecimiento de la campaña.
- Si hay una cuestión relacionada o vinculada con la campaña que recibe atención de los medios. En este caso, la conferencia de prensa debería realizarse rápidamente después del acontecimiento para mantener la atención, corregir las ideas erróneas en caso de haberlas y reforzar los mensajes fundamentales.
Cuestiones que deben tenerse en cuenta al considerar la posibilidad de celebrar una conferencia de prensa:
- Si no confía en que la conferencia de prensa atraerá la atención suficiente de los medios de comunicación, podría ser más eficaz difundir la historia trabajando con un pequeño grupo de periodistas de confianza u ofreciendo la cobertura exclusiva de una historia a una agencia de medios de comunicación en particular.
- La fecha y hora de la conferencia de prensa es importante. Otros acontecimientos de mayor interés informativo podrían desviar la atención de los periodistas. Una preparación y plazos cuidadosos reducen este riesgo, pero no se pueden prever todas las historias de mayor interés informativo que pudieran ocurrir. Los periodistas también podrían tener diferentes horarios para la presentación de sus notas y, por ejemplo, si su conferencia de prensa se realiza tarde en el día, podría haber interés limitado en ellas porque ya es demasiado tarde para presentarla ese día o temprano al día siguiente.
- Organice la conferencia de prensa cuidadosamente; un acontecimiento fallido podría dar lugar a una cobertura mediática nula o incluso negativa. Esto significa que todos los oradores deberían estar cuidadosamente preparados, las carpetas de prensa deberían contener toda la información necesaria y debería contarse con suficientes activistas para colaborar con la logística, especialmente si se prevé un número importante de medios de difusión.
- Un buen moderador es importante para mantener el buen funcionamiento de la conferencia de prensa y el mensaje encauzado, y ayudar a responder a las preguntas de los medios. En general, el papel del moderador consiste en abrir y cerrar la conferencia de prensa, destacar los mensajes principales que han de transmitirse, presentar a los oradores y controlar que las preguntas y respuestas sean breves.
Instrucciones prácticas
Antes de la conferencia de prensa
Comience la planificación varias semanas antes de la celebración de la conferencia de prensa.
1. Defina el mensaje
Su mensaje debería resumirse en tres a cinco elementos fundamentales. Si una fecha, una hora, una dirección o un número de teléfono u otra información concreta forma parte del mensaje, enúncielos más de una vez y muéstrelos prominentemente en su carpeta de prensa. Verifique dos o tres veces dicha información.
2. Programe la fecha y la hora.
Asegúrese de que la fecha y la hora de la conferencia de prensa no coincidan con la de otros acontecimientos o plazos de prensa. Consulte con los medios de comunicación locales y los servicios de noticias acerca de estos plazos o acontecimientos. También averigüe cuáles son los días de la semana más tranquilos y trate de organizar su conferencia en uno de estos. Por ejemplo, en los Estados Unidos, los martes, miércoles y jueves son los mejores días para conferencias de prensa, ya que por lo general se consideran tranquilos (salvo acontecimientos imprevistos o noticias de último momento). En muchos países, la mejor hora para programar su conferencia de prensa es entre las 10.00 y las 11.00 horas, para garantizar la máxima cobertura mediática. En algunos países, los desayunos de información temprano por la mañana también podrían servir para atraer la asistencia de los medios de comunicación.
3. Elija el sitio
Elija un lugar para la conferencia de prensa al que sea fácil llegar y que no exija demasiado tiempo de viaje a los periodistas. Idealmente, el sitio debería ser de interés visual y guardar relación con el tema, por ejemplo, un edificio público, un juzgado o una clínica local. Elija un lugar con poco ruido de fondo (por ejemplo de tráfico, teléfonos o aviones), y con suficientes tomas de electricidad y cables de extensión para la iluminación y otros fines.
4. Seleccione y capacite a los participantes
Los oradores deben estar bien informados y expresarse claramente. Deberían estar en condiciones de responder a las preguntas y observaciones de la prensa. Las personas de mucha credibilidad, como políticos locales, el director de una organización conocida, un médico o un juez, pueden constituirse en portavoces eficaces. Los testimonios de primera mano de las personas afectadas por la cuestión pueden ser sumamente poderosos y convincentes. Si las supervivientes de la VCM prestarán declaración en una conferencia de prensa, garantice que estén preparadas psicológicamente para ello y que se sigan estrictamente las normas éticas. Prevea las dificultades que podrían surgir durante la actividad.
Orientación para los participantes:
- Sea claro y conciso. Evite usar jerga, retórica, digresiones o lenguaje virulento.
- Dé por sentado que su público es inteligente: evite sonar condescendiente.
- No juguetee con ningún objeto ni toque nada; distrae al público y le hace parecer nervioso.
- La apariencia importa. Los participantes deberían estar bien vestidos y de forma apropiada a la ocasión.
- Siempre diga la verdad. Si no conoce la respuesta a una pregunta, dígalo. No exagere, no dé cifras que no estén respaldadas por pruebas y no formule opiniones como si fueran hechos.
Encuentre un moderador que tenga experiencia con la prensa y en relación con el tema, para que facilite la conferencia de prensa presentando el tema y a los participantes. El moderador también dirige preguntas a los participantes apropiados. Si no tiene experiencia en materia de conferencias de prensa, asista a la conferencia de prensa de un grupo diferentes para familiarizarse. Lleve a cabo un ensayo general, es decir un simulacro privado de la conferencia de prensa. Los oradores deberían tener guiones para memorizar los tres a cinco temas principales, y no hablar durante más de tres a cinco minutos cada uno. Durante el ensayo, haga que un miembro de su grupo formule preguntas complejas como preparación para situaciones difíciles que podrían presentarse en la verdadera conferencia de prensa.
Una respuesta adecuada a una pregunta difícil o ambigua sería: "Esa es una buena pregunta, pero no está dentro del alcance de esta conferencia de prensa. Nuestro tema de hoy es...” Si la pregunta es legítima pero usted no conoce la respuesta a ella, llame a otra persona de su grupo o verifique la respuesta y vuelva a dirigirse al periodista más tarde.
5. Establezca contacto con los medios de comunicación
Cree una lista de direcciones de periodistas y editores de estaciones de televisión, directores de noticias de estaciones de radio y de los principales diarios, y editores de periódicos semanales y servicios de noticias. Asegúrese de que incluya periodistas que hayan cubierto la cuestión en los últimos meses. Envíe su anuncio de prensa aproximadamente una semana antes de la celebración de la conferencia de prensa y luego vuelva a hacerlo el día anterior a la reunión.
6. Haga el seguimiento con los medios de comunicación
Haga el seguimiento de su anuncio mediante contactos telefónicos con los principales medios de difusión el tercer día después de haberlo enviado y nuevamente por la mañana de la conferencia de prensa.
7. Elabore una carpeta de prensa y prepare un número suficiente de copias
8. Prepare la sala
- Verifique la ubicación de las tomas de electricidad para los micrófonos y las luces
- Prepare la sala con una mesa suficientemente larga para que se ubiquen todos los portavoces, con tarjetas de identificación
- Disponga lugares suficientes en la sala para los periodistas y su equipo
- Exhiba elementos visuales detrás de la mesa de los oradores, por ejemplo diagramas y carteles
Prepare una hoja de asistencia
- Disponga de café, té, agua y otros refrescos
En la conferencia de prensa
- Dé la bienvenida a los miembros de la prensa a medida que lleguen. Pídales que firmen, aclarando el medio para el que trabajan y deles una carpeta de prensa. Determine el número de medios de difusión presentes en la lista de firmas. También establezca contacto personal con los representantes de los principales medios antes y después de la conferencia de prensa.
- Grabe o filme la actividad, para sus propios registros y para el posible uso por los medios de comunicación en el futuro
- Comience la conferencia de prensa lo más puntualmente posible. Invite al moderador a dar la bienvenida a los representantes de los medios y presentar la cuestión y a los participantes.
- Cada participante debería hablar durante un máximo de tres a cinco minutos, para presentar sus tres a cinco puntos fundamentales
- Después de todas las presentaciones, el moderador debería recibir las preguntas de la prensa y dirigirlas a los participantes apropiados
- Después de 30 a 45 minutos, ponga fin a la parte oficial de la conferencia de prensa. Agradezca a los participantes su presentación y a los medios su asistencia. En muchos casos, podría ser necesario alentar a los medios a que mantengan una conversación informal con los oradores.
Después de la conferencia de prensa
- Establezca contacto con representantes de los principales medios de difusión. Si mantiene una conversación con ellos, lo recordarán cuando necesiten información acerca de la cuestión. Al examinar el registro de asistencia, podrá determinar cuáles de los principales medios no estuvieron representados. Envíeles un comunicado de prensa y una carpeta de prensa, o una grabación de la actividad, o programe una entrevista con un periodista y uno de los oradores de la conferencia de prensa.
- Analice la conferencia de prensa con otros miembros de su organización que asistieron a ella. ¿Qué salió bien? ¿Qué podría haber salido mejor? ¿Y cómo puede mejorar la próxima conferencia de prensa que organice?
(adaptado del conjunto de instrumentos (en inglés), Universidad de Kansas, Estados Unidos)