Los comunicados de prensa presentan el tema de la campaña, ayudan a los periodistas a encuadrar el mensaje con precisión y suministran información de antecedentes y citas de las personas que participan en la campaña. Deben transmitir con exactitud y convicción los mensajes clave de la campaña. Si esta tiene un documento sobre políticas, puede servir de base para un comunicado de prensa, pero podría ser necesario acortarlo y ajustarlo para su uso por los medios de comunicación. Un comunicado de prensa debe tener como máximo entre una y tres páginas; cuanto más breve, mejor.
El comunicado de prensa debería distribuirse durante la conferencia de prensa (si se celebra una) y enviarse a todos los contactos de su lista de medios, incluidos los que no asistieron a la conferencia. También debería publicarse en el sitio web de la campaña. Si se elaboran varios comunicados de prensa de calidad durante un período prolongado, probablemente aumente su credibilidad. En muchos casos, porque presentan información importante sobre la campaña, los comunicados de prensa también pueden enviarse a otras personas, además de la prensa, como aliados de la campaña, donantes e incluso algunos destinatarios de la campaña (como funcionarios públicos y legisladores).
Principales elementos de un comunicado de prensa:
- Un título que refleje el mensaje principal; usted puede incluir un subtítulo que enriquezca el tema, pero tanto el título como el subtítulo deben ser lo más breves posible
- La fecha del comunicado de prensa (destacada), los nombres y datos de contacto de los organizadores de la campaña que pueden hablar con los medios de comunicación
- Un párrafo principal que contenga la información más importante (quién, qué, cuándo, dónde, por qué, cómo), o un relato inicial de una historia de interés humano conexa que atraiga la atención.
- Un párrafo de antecedentes con información basada en pruebas acerca del problema, que en lo posible incluya estadísticas y citas. Cuanto más datos específicos tenga, tanto mejor.
- La solución y acción que su campaña promueve, es decir, los mensajes de la campaña
- Una breve descripción de su campaña
Si desea dar a los periodistas tiempo adicional para que estudien su información (por ejemplo cuando anuncia la publicación de un informe), o asegurarse de que la nota no se publique antes de una fecha determinada, puede “prohibirse la divulgación” de la información, es decir, el periodista puede leer la información antes pero no puede darla a conocer antes de la fecha de divulgación oficial. En este caso, incluya la frase "NO PUBLICARSE - PROHIBIDA LA DIVULGACIÓN ANTES DEL [FECHA Y HORA]".
En la carpeta del Lobby Europeo de Mujeres para activistas se incluye un buen ejemplo de un comunicado de prensa.
Comunicados de prensa ilustrativos de la campaña:
El Secretario General de las Naciones Unidas BAN Ki-moon pone en marcha una campaña para poner fin a la violencia contra la mujer (Departamento de Información Pública de las Naciones Unidas, 2008). Puede consultarse en inglés.
La Embajadora de Buena Voluntad del ONU Mujeres Nicole Kidman anunciará los resultados de la campaña Dí NO ÚNETE para Poner Fin a la Violencia contra las Mujeres (UNIFEM, 2010). Puede consultarse en inglés.
La campaña Escuelas Seguras, el Derecho de Toda Niña (Amnistía Internacional, 2008). Puede consultarse en inglés.