(USAID/MEASURE Evaluation, 2007)
Le plan de suivi et évaluation doit être formulé après la phase de planification et avant la phase de conception du programme ou de l’intervention. Il doit comprendre des informations sur les modalités selon lesquelles le programme ou l’intervention seront examinés et évalués. Il doit généralement préciser :
- Les hypothèses sous-jacentes dont dépend la réalisation des buts du programme;
- Les relations prévues entre les activités, les extrants et les effets (le cadre);
- Des mesures conceptuelles et des définitions clairement énoncées, ainsi que les données de la situation de référence;
- Le calendrier du suivi;
- Une liste des sources de données à utiliser;
- Des estimations des coûts des activités de suivi et évaluation;
- Une liste des partenariats et des collaborations qui contribueront à l’obtention des résultats souhaités; et
- Un plan de diffusion et d’utilisation des informations acquises.
Quels sont les éléments constitutifs du plan de suivi et évaluation ?
- La théorie du changement retenue
- Un cadre de suivi et évaluation
- Des questions et des outils d’évaluation
- Des outils et des indicateurs de la situation de référence
- Une description des activités de suivi et des points/moments clés
- Un calendrier
- Un budget et une explication des ressources nécessaires, à savoir ressources financières, personnel, renforcement des capacités, infrastructure, etc.
Quels sont les points importants à considérer pour le plan de suivi et évaluation ?
- Ressources : Combien d’argent et de temps faudra-t-il pour mener les activités ?
- Capacités : Le programme/projet possède-t-il les capacités internes nécessaires pour mener les activités de suivi et évaluation proposées, notamment l’analyse des données recueillies, ou faudra-t-il recourir à des experts extérieurs ?
- Faisabilité : Les activités proposées sont-elles réalistes ? Peuvent-elles être mises en œuvre ?
- Calendrier : Le calendrier proposé pour mener les activités proposées est-il réaliste ?
- Éthique : Quelles sont les considérations éthiques et les défis liés à la mise en œuvre des activités proposées ? Y a-t-il un plan en place pour en tenir compte ? Un protocole a-t-il été soumis pour examen à un comité de recherche sur l’éthique ?
Quand faut-il entreprendre le suivi et évaluation ?
- Le suivi et évaluation fait partie intégrante de la planification programmatique et stratégique.
- Il doit être intégré dans tous les aspects de la planification, dès la création du projet.
Quand faut-il mener les activités de suivi ?
- Les activités de suivi doivent être menées à des moments clés de l’intervention qui faciliteront l’évaluation de l’avancement en vue de la réalisation des objectifs et des buts visés.
- Dans l’idéal, les programmes doivent faire l’objet d’un suivi en continu ou procéder à un recueil périodique de données et d’informations qui permettra de déterminer si les activités sont mises en œuvre conformément aux attentes et s’il se présente des obstacles ou des difficultés à prendre en considération.
- Durant une série de formation. Les moments clés des activités de suivi, par exemple, doivent être fixés après un certain nombre de formations.
- Avec une campagne de sensibilisation. Les moments clés des activités de suivi doivent être fixés après chaque aspect de la planification et de l’exécution de la campagne (par exemple pour déterminer l’exposition à l’information diffusée par l’entremise des médias après certaines périodes clés).
Quand faut-il procéder aux évaluations ?
- Les évaluations doivent se situer au début et à la fin des processus d’intervention. Elles doivent comporter un recueil des données de référence pour pouvoir effectuer des comparaisons.
- Les évaluations sont généralement menées pour répondre à des questions clés sur la performance du programme et lorsque le bailleur de fonds veut prendre des décisions clés sur le programme, par exemple sur la façon de l’améliorer, sur les activités à poursuivre ou à interrompre et sur l’opportunité d’une amplification du programme.
Les plans de suivi et évaluation peuvent-ils être modifiés ?
- Oui, les plans de suivi et évaluation peuvent toujours être modifiés et l’on peut toujours y ajouter des indicateurs ou des informations. En revanche, les informations déjà recueillies ne peuvent pas, elles, être modifiées.
Ressource supplémentaire :
Voir un exemple de plan de suivi et évaluation à la page 46 de Putting the IPPF Monitoring and Evaluation Policy into Practice: A Handbook on Collecting, Analyzing and Utilizing Data for Improved Performance [Mise en application de la politique de suivi et évaluation de la FIPF : Manuel de recueil, d’analyse et d’utilisation des données pour améliorer les performances] (Fédération internationale pour la planification familiale, 2009).