Un plan de trabajo prepara el terreno para la implementación del programa
- Un plan de trabajo es un documento que específica y representa las principales actividades/tareas de un programa de reforma de justicia, su secuencia, sus plazos y quién será responsable.
- Generalmente el trazado de un plan de trabajo comprende los siguientes pasos (New Zealand Aid Programme, 2011):
- Enumerar las principales actividades que serán necesarias para cumplir con los objetivos del programa y obtener el resultado esperado.
- Elegir períodos de tiempo realistas y apropiados para que las actividades se lleven a cabo (semanas, meses, trimestres).
- Dividir cada actividad en tareas manejables. Una tarea es algo que puede gestionar una persona y es fácil de visualizar en términos de los recursos requeridos y el tiempo que llevará completarla.
- Especificar la secuencia y las relaciones entre las tareas. (¿Qué debe suceder para poder comenzar esta tarea? ¿Se pueden llevar a cabo dos tareas al mismo tiempo?)
- Considerar los recursos humanos, incluidos los horarios de trabajo, los horarios estacionales, y otros proyectos en curso.
- Estimar la fecha de comienzo y la duración de cada tarea. Esto puede estar representado como una línea o una barra en un gráfico. Poner cuidado de:
- Incluir todas las actividades y tareas esenciales;
- Tener presente la carga de trabajo de las personas (picos y bajas de trabajo) e identificar dónde se puede necesitar asistencia adicional; y
- Ser realista sobre cuánto tiempo tomará una tarea.
- Identificar sucesos o logros (puntos de referencia) por los cuales monitorear el progreso. Suelen ser fechas para las cuales se habrá cumplido con la tarea (por ej. borrador de currículo nuevo redactado para setiembre de 20XX).
- Acordar y asignar responsabilidades de tareas para el personal, voluntarios y otros miembros del equipo del programa.
Ejemplo de plan de trabajo
Al planificar una iniciativa de reforma del sector justicia en los países de la ex Unión Soviética, The Advocates for Human Rights planificó que un componente del programa sería una capacitación de 3 días sobre monitoreo de la implementación de leyes. La capacitación fue diseñada para proporcionar información a defensores y personal del sistema legal de 10 países sobre estrategias y técnicas de monitoreo de la implementación de leyes nuevas sobre violencia doméstica por fiscales, jueces y otras agencias. El siguiente plan de trabajo dividió el programa en actividades manejables y creó un calendario de trabajo.
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Meses a partir del financiamiento inicial |
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Definir metas de capacitación e identificar capacitadores |
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Confirmar las salas para la capacitación y el alojamiento |
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Difundir la capacitación entre defensores en los países objetivo |
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Recibir aplicaciones de interesados, seleccionar participantes |
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Desarrollar el currículo de la capacitación y seleccionar y crear los materiales |
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Organizar transporte y alojamiento |
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Impartir capacitación
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La elaboración de un presupuesto hace posible la implementación de programas
Un presupuesto hace un estimado de los costos con la mayor precisión posible para cada actividad que figura en el plan de trabajo. Un presupuesto debe distinguir entre costos por única vez, tales como compra de equipos, y costos fijos, tales como salarios y gastos operativos (New Zealand Aid Programme, 2011). Los pasos para elaborar un presupuesto incluyen:
- Desarrollar un plan de trabajo.
- Enumerar las actividades del plan de trabajo en la columna izquierda.
- Para cada actividad hacer una lista de todos los insumos necesarios para realizar las tareas indicadas.
- Agrupar los insumos de forma que la información sobre los costos se pueda resumir en categorías de costos tales como salarios, equipos, materiales, transporte, incentivos, alquiler, atenciones, y gastos generales. Para cada categoría decidir las unidades más apropiadas según el insumo, por ej. persona, meses, número.
- Consultar el plan de trabajo para ver cuándo se llevarán a cabo las tareas y luego especificar la cantidad (en unidades) requerida para cada período presupuestario.
- Cuando haya diferentes fuentes de financiamiento para ciertas actividades, asignar costos a la respectiva fuente de financiación y mostrarlo en el presupuesto.
- Usar costos para diferentes períodos de tiempo y luego sumarlos para obtener un monto de costo total de la actividad.
- La columna final puede usarse para enumerar los costos actuales. (Estos son los costos anuales de mantenimiento que serán necesarios para que continúen los beneficios una vez finalizada la actividad, por ej. salarios del personal local.)
- Finalizar los costos y sumarlos para obtener un presupuesto final estimado para el programa.
Por más información e ideas sobre presupuestos vea la página web de Mango, organización sin fines de lucro basada en el Reino Unido, focalizada en ayudar a organizaciones no gubernamentales con la gestión financiera.