Desarrollar un sistema de datos completo y armonizado

• Es importante el establecimiento de un sistema de datos seguro y preciso para documentar, responder y administrar adecuadamente los casos de violencia denunciados. Junto con las prácticas de gestión de casos sistemática y centrada, la gestión correcta de la información y registros es esencial para mejorar la capacidad institucional de respuesta y puede tratarse de una herramienta valiosa para la rendición de cuentas interna y el monitoreo del desempeño.

• El desarrollo de un sistema de datos completo puede generar información sobre:

  • La frecuencia e incidencia de diferentes formas de violencia denunciadas

  • Los grupos en riesgo (y su ubicación), así como los perpetradores, lo cual puede ayudar a planificar intervenciones específicas y arrojar información para desarrollar planes de seguridad y políticas sobre la violencia.

  • El cumplimiento del personal con los procedimientos y protocolos para la gestión de casos (por ej. protocolos de respuesta, investigación, entrevista, protección de la víctima, etc.).

  • El desistimiento de los casos a lo largo del proceso – denuncia, investigación, presentación de la querella, juicio – lo cual puede ayudar a identificar los obstáculos para la administración de justicia.

• El personal del orden público (o militar si corresponde) debe registrar datos estandarizados relacionados con cada incidente. Cuando no hay medidas uniformes para la recolección de datos en toda la institución, cada unidad debe estandarizar el tipo de datos recolectados y el formato en el cual se registran y archivan.

• Para minimizar el riesgo de retraumatizar a las mujeres y las niñas, solo se deben recolectar datos (usando técnicas de entrevista apropiadas) que sean relevantes para hacer una denuncia o investigar el caso. Estos datos deben incluir lo siguiente:

  • Información administrativa

    • Fecha y lugar de la denuncia

    • Detalles de contacto de la persona que hace la denuncia (si no es la sobreviviente)

    • Nombres de los funcionarios que tratan el caso (patrulla, investigación, etc.)

  • Información de la sobreviviente

    • Identificar (por ej. nombre, código de identificación, fecha de nacimiento, sexo) y datos de contacto

    • Estado físico y emocional de la sobreviviente durante la entrevista (para asegurar que se atiendan las necesidades inmediatas médicas y psicosociales de la sobreviviente, lo cual también constituir prueba a presentar ante el tribunal, si ella decide continuar el caso)

  • Detalles del incidente

    • Tipo de incidente (preferentemente según una lista de verificación guiada o tipología aceptada de formas de violencia)

    • Fecha y hora

    • Lugar(es)

  • Información del presunto agresor

    • Identidad y contactos del(de los) sospechoso(s)

    • Relación entre la víctima y el agresor

    • Detalles de presuntas ofensas anteriores cometidas por el agresor

    • Si el agresor tiene un arma de fuego registrada legalmente

  • Medidas tomadas y planes de seguimiento

    • Tratamiento médico (incluido el examen forense o derivaciones si así se acordó) y cualquier otro servicio prestado a la sobreviviente (evaluación del riesgo, planes de seguridad, derivación a un albergue, hospital, etc.), incluidas fechas/personas de contacto para cada uno

    • Detalles de las pruebas reunidas (por ej. fotos de lesiones/escena del crimen, fechas/transcripciones de las entrevistas, pruebas forenses y resultados de la investigación, etc.)

  • Evaluación/revisión del caso

    • Las derivaciones que hace la policía a otras instituciones /servicios con fechas (defensor de la víctima, atención médica, servicios de salud mental, libertad condicional, fiscalía, otros)

    • Estado de la declaración de los testigos (disponible/documentado) y pruebas recolectadas (por ej. resultados de las pruebas forenses)

(UNODC, 2010, AICP, Formulario de informe suplementario de agresión sexual; GBVIMS. Formulario estándar de admisión y evaluación)

• cuando se desarrollan sistemas de gestión de registros se debe dar prioridad a la confidencialidad y la seguridad de los datos. Los archivos manuales o de papel deben guardarse bajo llave y los archivos electrónicos deben estar protegidos con una clave; todos los registros deben ser accesibles solo para el personal directamente involucrado en el caso. La seguridad de los registros también es importante para proteger la identidad y datos de contacto de la mujer, ya que la información del caso podría ser utilizada para intimidar a la víctima o testigo(s), poniendo a la sobreviviente en peligro de más violencia, o destruir o alterar las pruebas. Los procedimientos para mejorar la confidencialidad de la información pueden incluir la creación de un código de identificación único para cada caso, que será usado para facilitar el seguimiento y gestión de los casos. Esto es especialmente importante en comunidades pequeñas o donde hay riesgo de violación de confidencialidad por el propio personal de policía.

• La seguridad de los sistemas de datos debe planificarse de acuerdo a la infraestructura y los procesos de recolección y gestión de datos a lo largo del tiempo. Por ejemplo, cuando las oficinas carecen de computadoras o en comunidades con servicio de electricidad irregular, se puede usar un sistema combinado manual y computarizado. Los datos son recolectados manualmente en cada comisaría o puesto militar y con cierta frecuencia enviados a la sede, donde se ingresan a un sistema computarizado para un análisis más amplio y elaboración de informes.

• A nivel comunitario, los puestos de seguridad deben apuntar a desarrollar, integrar o coordinar (a largo plazo) un sistema de datos único y computarizado, vinculado con otros actores clave en la red de referencias (por ej. prestadores de servicios de salud, justicia, albergue, y otros). Un sistema de datos armonizados permite una recolección de datos más precisa y eficiente, mejora la eficacia del monitoreo de los casos, y asegura que las sobrevivientes reciban servicios de apoyo relevantes en todos los sectores en el momento adecuado. Esto reduce las veces que deben repetir los detalles del abuso padecido, que podría ser motivo de retraumatización. Un sistema de datos integrado debe estar basado en una plantilla de ingreso de datos que asigna un número único de identificación a cada caso denunciado y que usan todos los prestadores de servicios. Los distintos prestadores de servicios pueden registrar toda la información relevante sobre el caso y adjuntar información y documentación al archivo. Dichos sistemas de datos también se pueden desarrollar a nivel nacional, pero lleva tiempo y requiere invertir en capacitación del personal así como en la infraestructura edilicia (por ej. sistemas de computadoras compatibles para asegurar que los datos y archivos se puedan leer/acceder desde todas las instituciones).

• Los datos recolectados localmente deben racionalizarse para su ingreso a las bases de datos nacionales y rastreo y monitoreo de los delitos de violencia. Se pueden establecer diferentes sistemas para formas específicas de violencia o se puede compilar la información en una sola base de datos desagregada por las distintas formas de violencia.

• A nivel regional, también es útil desarrollar un sistema para recolectar y monitorear datos sobre formas de violencia específicas, tales como la trata de personas. Sin embargo, tales datos pueden ser especialmente difíciles de recolectar dada la escasez de datos precisos a nivel nacional y varios obstáculos relacionados con la cantidad de casos que no son denunciados, las estructuras endebles para compartir información, y diferencias metodológicas entre los estados. Aunque se han compaginado una variedad de bases de datos secundarias de investigación de la trata de personas en diferentes regiones, continúa habiendo una laguna de datos primarios relativos a este problema.

Herramientas principales

 Sexual Assault Guidelines: Supplemental Report Form (Pautas sobre agresión sexual: Formulario de informe suplementario (AICP. 2008). Este formulario es para uso del personal de policía en el informe, registro e investigación de cada incidente de presunta agresión sexual, recomendándose la supervisión, aunque no está destinado para niños y niñas víctimas. El formulario está basado en el contexto de Estados Unidos pero puede ser adaptado a otros contextos. Disponible en inglés.

 Formulario estándar de admisión y evaluación (CIP GBVIMS, 2010). El formulario de admisión es uno de los muchos recursos disponibles en el portal Gender-Based Violence Information Management System (Sistema de gestión de la información sobre violencia de género) desarrollado para ayudar a prestadores de servicios en contextos humanitarios a entender mejor los casos de VdG denunciados, así como permitir a los actores compartir información internamente entre localidades de proyectos y externamente con agencias para llevar a cabo análisis más amplios de tendencias y mejorar la coordinación de asuntos de VdG. Disponible mediante registro gratuito, en inglés. 

 Domestic Violence and Sexual Assault Data Resource Centre (Centro de datos sobre violencia doméstica y agresión sexual) (Instituto Nacional de Justicia). Este centro de datos contiene formularios de admisión empleados por varias agencias en los Estados Unidos (incluidas las fuerzas del orden público) para registrar casos de violencia doméstica y sexual. Disponible en inglés.

The IOM Handbook on Direct Assistance to Victims of Trafficking (Manual de la OIM sobre la asistencia directa a víctimas de trata de personas) (Organización Internacional para la Migración, 2007). Este manual es para profesionales y otros que presten servicios de apoyo directamente a las sobrevivientes de trata de personas. Comprende siete capítulos, que pueden leerse como un todo o por separado. Cubren los siguientes temas: seguridad personal tanto para las sobrevivientes como para el personal (incluida la orientación sobre recolección y manejo de datos confidenciales); despistaje de las víctimas de trata; asistencia para la derivación y reintegración; pautas para albergues; salud y trata de personas; cooperación con autoridades del orden público y apéndices sobre principios éticos para el cuidado y entrevista de personas víctimas de trata, una lista de verificación para entrevistas y un glosario de los términos principales. Disponible en inglés; 356 páginas.

 Formulario de admisión para incidentes de violencia doméstica (Policía de Turquía, 2007). Este formulario de admisión, desarrollado en colaboración con el UNFPA, proporciona orientación a la policía sobre la documentación de incidentes de violencia doméstica. En un se ofrecen instrucciones sobre el uso de este formulario. Disponible en turco.