Los planes de monitoreo y evaluación deben ser creados luego de la fase de planificación y antes de la fase de diseño de un programa o intervención. El plan debe incluir información sobre cómo se examinará y evaluará el programa o intervención. En general el plan debe señalar:
- Los supuestos de los cuales depende el logro de las metas del programa;
- las relaciones que se esperan entre las actividades, productos, y resultados (el marco);
- medidas conceptuales bien definidas así como definiciones, junto con datos de base;
- la agenda de monitoreo;
- una lista de las fuentes de datos a usarse;
- costos estimados para el monitoreo y evaluación de las actividades;
- una lista de las asociaciones y colaboraciones que ayudarán a alcanzar los resultados deseados; y
- un plan para difundir y utilizar la información obtenida.
¿Qué incluye un plan de monitoreo y evaluación?
- La mencionada teoría del cambio
- Un marco de monitoreo y evaluación
- Herramientas y preguntas de evaluación
- Herramientas e indicadores de base
- Una descripción de las actividades de monitoreo y momentos clave
- Un cronograma
- Un presupuesto y explicación de los recursos necesarios – dinero y personal, desarrollo de capacidades, infraestructura, etc.
¿Qué consideraciones son importantes para una plan de monitoreo y evaluación?
- Recursos: ¿Cuánto dinero y tiempo se necesitará para llevar a cabo las actividades?
- Capacidades: ¿El programa/proyecto tiene la capacidad interna para llevar a cabo las actividades de monitoreo y evaluación propuestas, incluyendo el análisis de los datos recolectados, o se necesitarán expertos externos?
- Viabilidad: ¿Las actividades propuestas son realistas? ¿Pueden ser implementadas?
- Cronograma: ¿El cronograma propuesto es realista para llevar a cabo las actividades propuestas?
- Ética: ¿Qué consideraciones éticas y qué desafíos implica la implementación de las actividades propuestas? ¿Existe un plan para abordar esas consideraciones? ¿Se presentó un protocolo a consideración del comité de ética de investigaciones?
¿Cuándo se debe realizar el monitoreo y la evaluación?
- El monitoreo y la evaluación son una parte integral de la planificación estratégica del programa.
- Deberían incorporarse a todos los aspectos de la planificación desde el principio del proyecto.
¿Cuándo deben llevarse a cabo actividades de monitoreo?
- Las actividades de monitoreo deben llevarse a cabo en momentos clave durante la intervención, que facilite una evaluación del progreso hacia los objetivos y metas.
- Lo mejor sería que los programas contaran con monitoreo continuo – o recolección continua de datos e información que permita medir si las actividades están siendo implementadas según las expectativas, y si necesario abordar obstáculos y desafíos.
- Por ejemplo, para una serie de capacitaciones se deben establecer momentos clave de monitoreo luego de cierto número de capacitaciones.
- Para una campaña de concienciación, se deben establecer momentos clave de monitoreo luego de cada aspecto de planificación e implementación de la campaña (por ejemplo, determinar la exposición a la información difundida a través de los medios después de ciertos períodos clave).
¿Cuándo deben llevarse a cabo las evaluaciones?
- Las evaluaciones deben llevarse a cabo al comienzo y al final de un proceso de intervención. Deben incluir la recolección de datos de base a los efectos de comparación.
- Las evaluaciones generalmente se realizan para contestar preguntas clave sobre el desempeño del programa y se deben llevar a cabo cuando el personal o el donante quieren tomar decisiones importantes sobre el programa – por ejemplo, acerca de cómo mejorar el programa, qué actividades continuar o discontinuar y si ampliar o no el programa.
¿Se pueden modificar los planes de monitoreo y evaluación?
- Sí, los planes de monitoreo y evaluación siempre pueden ser modificados y se pueden agregar indicadores o información adicional. Sin embargo, la información que ya ha sido recolectada no puede cambiarse.
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Recursos adicionales:
Ver un ejemplo de plan de monitoreo y evaluación en la página 46 de Putting the IPPF Monitoring and Evaluation Policy into Practice: A Handbook on Collecting, Analyzing and Utilizing Data for Improved Performance (International Planned Parenthood Federation, 2009).