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Control financiero

Un control financiero riguroso incrementa la eficiencia de una campaña y la protege de denuncias posiblemente perjudiciales de mala gestión financiera. Todos los ingresos y gastos de la campaña deben registrarse. Varias personas deben autorizar y vigilar el uso de los fondos de la campaña, de conformidad con procedimientos escritos para garantizar la transparencia plena. Todos los participantes de la campaña deben llevar un registro exacto de los gastos y presentar los documentos originales que justifican los gastos de la campaña, por ejemplo facturas y recibos firmados y sellados que contengan toda la información necesaria (artículo adquirido, fecha de la compra, precio, nombre del comprador, nombre del vendedor). Deben usarse libros de registros e inventarios para controlar el uso de los vehículos y el equipo. Las organizaciones que no tienen experiencia en control financiero y contabilidad deberían remitirse a las guías adecuadas, por ejemplo MANGO Guide to Financial Management for NGOs (Guía  para la gestión financiera de ONG de Mango), que puede descargarse gratuitamente. Mango también ofrece una Health Check (Verificación de la salud), una autoevaluación para que las organizaciones examinen la salud de su sistema de gestión financiera, que también individualiza buenas prácticas que pueden adoptarse. Esta herramienta también puede aplicarse  a la gestión financiera de campañas.  

Deben verificarse periódicamente los gastos respecto del presupuesto acordado, por lo menos mensualmente. Si el gasto es inferior al planificado, ¿significa que no se han realizado algunas actividades? Si es mayor que el previsto, ¿significa que el presupuesto no era realista o que se derrocharon los fondos de la campaña? Debería examinarse el presupuesto cada seis meses y ajustarse de conformidad con los datos reales si fuera necesario, para que siga siendo una proyección realista de los ingresos y gastos futuros.  

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