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Diseño de un plan de vigilancia y evaluación

Un plan o marco de vigilancia y evaluación define los indicadores que miden el progreso hacia las metas de la campaña. Determina qué datos deben reunirse en qué momentos de la campaña y cómo se analizarán y presentarán las conclusiones.

Para que la campaña de vigilancia y evaluación tenga sentido, las necesidades de datos deben analizarse oportunamente e incluirse en el proceso de gestión de la campaña. La manera más eficaz de hacerlo es por medio de reuniones periódicas, que deberían documentarse.

La respuesta a las siguientes tres preguntas importantes deberían constituir la base del diseño del plan de vigilancia y evaluación:

1. ¿Qué información se necesita para ejecutar eficazmente la campaña y adquirir experiencia de esta? Debe prestarse atención tanto a los aspectos internos (por ejemplo las actividades y los productos de la campaña) como a los acontecimientos externos (por ejemplo cambios en el entorno normativo). Como es imposible vigilar todos los elementos de lo que hace una campaña y el contexto en que se realiza, el diseño de la vigilancia y evaluación debe centrarse en los aspectos esenciales. Por ejemplo, en campañas destinadas a lograr cambios de comportamiento es importante vigilar a los destinatarios de los cambio deseados.

Cómo vigilar los resultados que más importan:

¿Qué debería vigilar una campaña concretamente? Una campaña que se compromete a vigilar los resultados, sistemáticamente (cada seis meses o anualmente) y rigurosamente i) vigilará los cambios en la personas, grupos, organizaciones o instituciones que la campaña ha influenciado, ii) evaluará el significado de esos cambios, y iii) explicará de manera creíble la forma y el grado en que la campaña ha logrado sus objetivos por medio de sus actividades y productos, directa o indirectamente, intencional o imprevistamente. (Ricardo Wilson-Grau, comunicación personal)

2. ¿Quién usará la información, para qué y cuándo? Un sistema eficaz de vigilancia está al servicio de los usuarios primarios previstos y utiliza los datos que genera. Así pues, el equipo de la campaña, los miembros de la junta y los donantes necesitarán información sobre los principales acontecimientos de la campaña para adoptar decisiones fundamentadas. La información que necesitan, y cuándo la necesitan, determinará el grado de certidumbre y precisión y el rigor científico que se aplicarán.

El Centro Internacional de Investigaciones para el Desarrollo (IDRC) del Canadá tiene la siguiente política: “En IDRC, si usted no puede identificar y articular quiénes son los usuarios primarios previstos ni los usos que dará a la evaluación, no debería realizarla. Las evaluaciones no utilizadas son un derroche de recursos humanos y financieros valiosos.”  (IDRC, 2004. Writing Terms of Reference (ToRs) for an Evaluation).

Identificación de los usuarios primarios previstos y los usos de la vigilancia y evaluación de una campaña: Desde el principio hasta el fin, el proceso de vigilancia y evaluación formativa debería concebirse y ejecutarse en torno a las necesidades de los usuarios primarios previstos. Los usuarios son las personas o grupos que se prevé utilizarán el proceso de vigilancia y evaluación para que sirva de base a sus decisiones y acciones. Es importante distinguir entre los destinatarios y los usuarios primarios previstos. Los destinatarios son un grupo, sean o no los clientes, que verá o debería ver la campaña y que podría reaccionar ante a sus conclusiones. Así pues, los destinatarios podrían estar interesados en la vigilancia y evaluación, pero tienen una relación más pasiva respecto de esta que los usuarios primarios previstos.

En cambio, los usuarios participan en el proceso de vigilancia y evaluación propiamente dicho, es decir aclarando los usos previstos e individualizando las preguntas prioritarias, los métodos preferidos y la estrategia de divulgación adecuada. Esto suele traducirse en un mayor uso de las conclusiones. Si no se incluye a estas personas o grupos, se corre el riego de que la vigilancia y evaluación produzca resultados que tal vez no se utilicen nunca.

También debería aclararse quiénes son los usuarios primarios previstos tanto del proceso como de las conclusiones de la vigilancia y evaluación. Las conclusiones respaldarán la adopción de decisiones o el cambio de pensamiento y comportamiento de los usuarios primarios previstos.  

Entre los usos de las conclusiones de la campaña pueden figurar los siguientes:

  • La rendición de cuentas respecto de los que se ha hecho y logrado.
  • La facilitación de mejoras.
  • La generación de conocimientos.

Los usos de los procesos son los cambios previstos debido a la realización misma de la vigilancia y evaluación. A continuación figuran algunos ejemplos:

  • Mejora de la comunicación y la comprensión mutua entre los participantes de la campaña.
  • Apoyo o fortalecimiento de la campaña a medida que los participantes aprenden de su participación en la vigilancia y evaluación. Por ejemplo, “lo que se mide, se hace”.
  • Aumento de la participación, autodeterminación e implicancia.
  • Promoción de una cultura de vigilancia y evaluación. 
  • Aprendizaje de los conceptos de vigilancia y evaluación.
  • Creación de capacidad para vigilar y evaluar.

Naturalmente, no todos los usuarios aprovecharán el proceso o las conclusiones de la misma manera.

(Fuente: Ricardo Wilson-Grau, comunicación personal).

3. ¿Dónde y cómo puede obtenerse la información necesaria y analizarse más eficientemente, de ser posible utilizando recursos existentes de la campaña? La vigilancia participativa que incluye a miembros de los grupos destinatarios da un impulso adicional a la campaña.